Assistente Executiva(o) / Secretária(o) de Diretoria

GT7; São Paulo; On-site; BRL 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

A GT7 busca uma Assistente Executiva para organizar a rotina dos executivos, assegurando agendas, reuniões, viagens e demandas administrativas com discrição e agilidade. Será responsável pela gestão da recepção e pela cobertura da profissional quando necessário, interagindo com equipes internas, clientes e fornecedores.

É desejável domínio de PowerPoint, boa comunicação, autonomia e proatividade para priorizar múltiplas tarefas. Inglês é um diferencial para lidar com demandas internacionais.

Qualifications

• Experiência em assistência executiva ou secretariado de diretoria.
• Domínio de PowerPoint e habilidade para criar apresentações.
• Boa comunicação oral e escrita; discrição e organização.

Responsibilities

• Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens dos executivos.
• Preparar pautas, registrar atas e acompanhar encaminhamentos.
• Elaborar apresentações executivas em PowerPoint e ferramentas similares.
• Gestão da rotina da recepção e cobertura quando necessário.
• Comunicar-se com equipes, clientes e fornecedores.
• Gerir documentos confidenciais com observância de políticas de segurança.

Skills

Assistência executiva

PowerPoint

Comunicação

Organização

Discrição

Proatividade

Autonomia

Tools

Canva

Job description

Objetivo da posição

Organizar a rotina dos executivos, assegurando o bom andamento de agendas, reuniões, viagens e demandas administrativas, com discrição, agilidade e atenção aos detalhes. A posição também será responsável pela gestão da rotina da recepção e pela cobertura da profissional responsável quando necessário.

Principais responsabilidades

• Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens dos executivos, antecipando necessidades e administrando prioridades e conflitos de horários.
• Preparar pautas, registrar atas e acompanhar os encaminhamentos das reuniões.
• Elaborar, revisar e formatar apresentações executivas em PowerPoint e ferramentas similares, transformando informações em materiais claros, objetivos e visualmente bem organizados.
• Apoiar a organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, itinerários e contato com prestadores de serviços.
• Apoiar comunicações e demandas internacionais, utilizando inglês para interações e tratativas conforme a necessidade.
• Organizar documentos, correspondências e informações confidenciais, observando as políticas internas de segurança da informação e proteção de dados.
• Realizar a interface com equipes internas, clientes, fornecedores e demais interlocutores dos executivos.
• Gerir a rotina da recepção, organizando fluxos de atendimento e alinhando prioridades com a profissional responsável.
• Realizar a cobertura da recepção em ausências e intervalos, garantindo a continuidade e a qualidade do atendimento.
• Apoiar as atividades administrativas relacionadas à rotina executiva e acompanhar pendências até sua conclusão.

Requisitos

• Experiência em assistência executiva, secretariado de diretoria ou função semelhante.
• Domínio de PowerPoint e facilidade para elaborar apresentações com boa organização de conteúdo e cuidado visual.
• Familiaridade com ferramentas de agenda, videoconferência, documentos e planilhas.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Organização, discrição, atenção aos detalhes e capacidade de administrar demandas simultâneas.
• Proatividade para antecipar necessidades e autonomia para resolver questões da rotina dentro dos limites acordados.

Diferenciais

• Inglês com aplicação prática: capacidade de trocar e-mails, conversar com prestadores de serviços e apoiar a organização de viagens e outras demandas internacionais. Terá peso relevante na seleção.
• Conhecimentos de marketing e comunicação, especialmente aplicados à preparação de apresentações e materiais executivos.
• Familiaridade com Canva e outras ferramentas de criação visual.
• Experiência com organização ou supervisão de recepção.