Secretária Executiva

HIRING; São Paulo; Hybrid; BRL 90,000 - 150,000; Full time

Job summary

HIRING, representando uma associação de grande relevância nacional em São Paulo, busca profissional para atuar como assessor(a) executivo(a) da Presidência. Responsibilities incluem gestão de agendas, atas e documentos institucionais e organização de viagens corporativas.

Exige ensino superior, 5+ anos de experiência, inglês fluente e domínio do Pacote Office. O segundo idioma, espanhol, é diferencial. Modelo híbrido em SP (Vila Olímpia).

Qualifications

• Ensino superior completo em Secretariado, Administração de Empresas ou áreas correlatas.
• Experiência mínima de 5 anos em assessoria executiva e suporte à alta liderança.
• Inglês fluente (obrigatório).
• Conhecimento em organização e logística de viagens corporativas e gestão de documentos.

Responsibilities

• Prestar suporte executivo à Presidência, gerenciando agendas, reuniões e compromissos.
• Elaborar atas, relatórios, apresentações e documentos institucionais.
• Organizar viagens corporativas, incluindo passagens, hospedagem, logística e prestação de contas.
• Manter atualizados cadastros, documentos e informações estratégicas da Presidência e dos fóruns corporativos.
• Apoiar a organização de reuniões, audiências e eventos institucionais.
• Realizar controle de materiais, requisições administrativas, compras e reembolsos.
• Gerenciar o fluxo de documentos, assinaturas e encaminhamentos junto às áreas internas e órgãos externos.
• Garantir a organização, segurança e confidencialidade das informações sob sua responsabilidade.
• Atuar em conformidade com as políticas, normas e diretrizes de compliance da organização.

Skills

Inglês fluente

Espanhol diferencia

Comunicação eficaz

Organização

Discrição

Gerenciamento de múltiplas demandas

Education

Ensino Superior completo em Secretariado/Administração de Empresas ou áreas correlatas

Tools

Pacote Office

Job description

Nosso cliente é uma associação de grande relevância nacional, referência na representação e no desenvolvimento de um importante segmento da indústria brasileira.

Principais responsabilidades:

• Prestar suporte executivo à Presidência, gerenciando agendas, reuniões e compromissos.
• Elaborar atas, relatórios, apresentações e documentos institucionais.
• Organizar viagens corporativas, incluindo passagens, hospedagem, logística e prestação de contas.
• Manter atualizados cadastros, documentos e informações estratégicas da Presidência e dos fóruns corporativos.
• Apoiar a organização de reuniões, audiências e eventos institucionais.
• Realizar controle de materiais, requisições administrativas, compras e reembolsos.
• Gerenciar o fluxo de documentos, assinaturas e encaminhamentos junto às áreas internas e órgãos externos.
• Garantir a organização, segurança e confidencialidade das informações sob sua responsabilidade.
• Atuar em conformidade com as políticas, normas e diretrizes de compliance da organização.

Requisições e Qualificações:

• Ensino Superior completo em Secretariado, Administração de Empresas ou áreas correlatas.
• Experiência mínima de 5 anos em atividades de assessoria executiva e suporte à alta liderança.
• Inglês fluente (mandatório).
• Espanhol será considerado um diferencial.
• Domínio do Pacote Office.
• Experiência na elaboração de atas, cartas, apresentações e documentos corporativos.
• Conhecimento em organização e logística de viagens corporativas.
• Vivência com controle, despacho e conferência de documentos.
• Excelente comunicação, organização, discrição e capacidade de gerenciamento de múltiplas demandas

Salário e benefícios compatíveis com o mercado.

Oportunidade: São Paulo / SP (Modelo híbrido - Vila Olímpia)