Secretaria Executiva

Empresaconfidencial; São Paulo; Presencial; BRL 120 000 - 160 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Empresaconfidencial busca um(a) Secretário(a) Executivo(a) sênior para apoiar a Presidência, gerindo agenda, viagens, eventos e demandas administrativas com confidencialidade e alto nível de organização. O papel exige atuação como elo entre Presidência, executivos, clientes e parceiros nacionais e internacionais, mantendo relacionamento de alto nível.

O(a) profissional preparado(a) elaborará, revisará e traduzirá documentos em PT, inglês e espanhol, além de apoiar atividades administrativas e

Qualificações

• Formação superior em Administração, Secretariado Executivo, Relações Internacionais ou áreas correlatas.
• Experiência sólida como Secretária Executiva, Assistente Executiva ou Secretária da Presidência/Diretoria Executiva.
• Inglês avançado ou fluente e espanhol avançado ou fluente são mandatórios.

Responsabilidades

• Gerenciar a agenda da Presidência, organizando compromissos, reuniões, eventos e viagens.
• Atender e atuar como interface com executivos, clientes, fornecedores e parceiros nacionais e internacionais.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo pautas, materiais e atas.
• Administrar viagens corporativas, incluindo passagens, hospedagens, vistos, traslados e prestação de contas.
• Preparar, revisar e traduzir documentos, apresentações e correspondências em PT, EN e ES.
• Controlar documentos confidenciais e informações estratégicas da Presidência.
• Coordenar eventos corporativos, reuniões de conselho e visitas executivas.
• Realizar follow-up de demandas junto às áreas internas.
• Apoiar atividades administrativas e financeiras do escritório da Presidência.
• Garantir excelência no atendimento e na comunicação institucional.

Conhecimentos

Inglês avançado

Espanhol avançado

Gestão de agendas complexas

Organização de viagens

Elaboração de apresentações

Pacote Office

Ferramentas de videoconferência

Formação académica

Ensino Superior completo

Ferramentas

Pacote Office

Ferramentas de videoconferência

Descrição da oferta de emprego

Prestar suporte executivo e estratégico à Presidência, assegurando a gestão eficiente da agenda, comunicação, viagens, eventos e demandas administrativas, com elevado nível de confidencialidade, organização e relacionamento interpessoal. Atuar como ponto focal entre a Presidência, executivos, clientes, parceiros e demais stakeholders nacionais e internacionais.

Principais Responsabilidades

• Gerenciar a agenda da Presidência, organizando compromissos, reuniões, eventos e viagens.
• Realizar atendimento e interface com executivos, clientes, fornecedores e parceiros nacionais e internacionais.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, incluindo preparação de pautas, materiais e atas.
• Administrar viagens corporativas, contemplando passagens, hospedagens, vistos, traslados e prestação de contas.
• Elaborar, revisar e traduzir documentos, apresentações e correspondências em português, inglês e espanhol.
• Controlar documentos confidenciais e informações estratégicas da Presidência.
• Coordenar eventos corporativos, reuniões de conselho e visitas executivas.
• Realizar acompanhamento de demandas e follow-up junto às áreas internas.
• Apoiar em atividades administrativas e financeiras relacionadas ao escritório da Presidência.
• Garantir a excelência no atendimento e na comunicação institucional.

Requisitos

Formação

• Ensino Superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Relações Internacionais ou áreas correlatas.

Experiência

• Experiência sólida como Secretária Executiva, Assistente Executiva ou Secretária da Presidência/Diretoria Executiva.
• Vivência no suporte a altos executivos (C-Level, Presidência ou Conselho).
• Inglês avançado ou fluente (mandatório).
• Espanhol avançado ou fluente (mandatório).

Conhecimentos Técnicos

• Gestão de agendas complexas.
• Organização de viagens nacionais e internacionais.
• Elaboração de apresentações executivas.
• Ferramentas de videoconferência e colaboração corporativa.

Competências Comportamentais

• Discrição e confidencialidade.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Capacidade de priorização e gestão do tempo.
• Proatividade e senso de urgência.
• Flexibilidade e adaptabilidade.
• Resiliência para atuação em ambiente dinâmico e de alta demanda.

Diferenciais

• Experiência em empresas multinacionais.
• Vivência no suporte a Presidência e Conselho de Administração.
• Conhecimento em organização de eventos corporativos.
• Certificações ou formação complementar em Secretariado Executivo ou Gestão Empresarial.