Secretária Executiva

Comerc Energia Ltda.; São Paulo; Presencial; BRL 56 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Comerc Energia Ltda. busca uma assistência executiva para gerenciar agendas, organizar eventos e apoiar os executivos. A função envolve recepção a clientes e fornecedores, planejamento de viagens e tratamento de documentos confidenciais.

O profissional atuará próximos aos executivos, garantindo fluidez nas comunicações, logística de salas e suporte administrativo em atividades diárias.

Qualificações

• Experiência com organização de agendas de executivos e controle de compromissos.
• Capacidade de estruturar eventos, pesquisas de local e logística de apoio.
• Recepção e atendimento a clientes e fornecedores, com filtragem de ligações.
• Planejamento de viagens corporativas, reservas e controle de reembolsos.
• Gestão de documentos confidenciais e apoio administrativo aos executivos.
• Auxiliar departamentos que necessitem de contato com os executivos.

Responsabilidades

• Gerenciar a agenda de executivos e organizar compromissos.
• Preparar ambientes para reuniões e eventos, com check-list de apoio.
• Recepcionar clientes e fornecedores, atender solicitações e transmitir recados.
• Planejar viagens, reservas de passagem e hospedagem, e controle de gastos.
• Receber, conferir e organizar documentos dos executivos, garantindo confidencialidade.
• Apoiar os departamentos que necessitam de contato com os executivos.

Conhecimentos

Gestão de agenda

Organização de eventos

Atendimento ao cliente

Comunicação eficaz

Discrição

Formação académica

Bacharelado em Administração/Secretariado

Ferramentas

Pacote Office (Word/Excel/PowerPoint)

Descrição da oferta de emprego

• Controlar a agenda do executivo, sendo a responsável por agendar ou desmarcar reuniões, atas de reuniões, oficios e comunicados, agendamento de salas, checar a disponibilidade dos participantes, bem como contornar imprevistos relacionados.
• Organizar ambientes para reuniões, festas e eventos dos executivos. Estruturar o evento, fazer check-list, pesquisar local, providenciar material, equipamentos e serviços de apoio, dar suporte durante o evento.
• Recepcionar clientes e fornecedores, fornecer informações, atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas, filtrar ligações, anotar e transmitir recados, orientar e encami-nhar pessoas, prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
• Planejar e organizar viagens dos executivos, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento.
• Receber, conferir e encaminhar documentações sendo a responsável pela organização de arquivos e documentos de posse dos executivos. Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros.
• Auxiliar os departamentos que precisam de contato ou apoio dos executivos.

Requisitos:

• Ensino superior completo em Administração, Secretariado ou área correlatas.