Assessor(a) Executivo(a)

VAGAS; Joinville; Presencial; BRL 60 000 - 120 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Seguro de vida

Vale alimentação

Resumo da oferta

VAGAS em Joinville oferece vaga de assessoria executiva para líderes seniores, com foco na organização de agenda, preparo de documentos e coordenação de projetos.

A posição exige experiência mínima de 5 anos, fluência em inglês e domínio do Office 365, com atuação em viagens internacionais e sigilo profissional. Vaga presencial na região de Joinville, Brasil.

Qualificações

• Experiência comprovada (mínimo de 5 anos) em assessoria executiva para C-level ou diretoria.
• Domínio avançado do Pacote Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Fluência em português e inglês (nível avançado).
• Capacidade de organização, planejamento e gestão de múltiplas prioridades.
• Discrição ao lidar com informações confidenciais.
• Experiência em organização de eventos corporativos e viagens internacionais.
• Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas.

Responsabilidades

• Gerenciar e organizar a agenda complexa de executivos seniores, incluindo compromissos, reuniões e viagens corporativas.
• Elaborar e formatar documentos, apresentações e relatórios confidenciais com alta precisão.
• Coordenar e acompanhar projetos especiais, atuando como ponto focal de comunicação entre departamentos e stakeholders.
• Organizar e preparar reuniões, incluindo logística e atas, com follow-up de decisões.
• Gerenciar a comunicação em nome dos executivos, priorizando contatos e redigindo respostas.
• Administrar despesas corporativas, reconciliação de cartões e relatórios financeiros básicos.
• Manter arquivamento físico e digital de documentos, assegurando acesso rápido às informações.

Conhecimentos

Gestão de agenda

Comunicação interpessoal

Discrição e confidencialidade

Planejamento e organização

Gestão de eventos

Formação académica

Formação superior em Secretariado Executivo/ Administração/ Comunicação

Ferramentas

MS Office 365

Outlook

PowerPoint

Word

Excel

Teams

Trello

Asana

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades

• Gerenciar e organizar a agenda complexa de executivos seniores, incluindo compromissos, reuniões e viagens corporativas, garantindo otimização de tempo.

• Elaborar e formatar documentos, apresentações e relatórios confidenciais com alta precisão e atenção aos detalhes, utilizando ferramentas de produtividade.

• Coordenar e acompanhar projetos especiais, atuando como ponto focal para a comunicação entre diferentes departamentos e stakeholders internos e externos.

• Organizar e preparar reuniões, desde a logística (reservas de salas, equipamentos, catering) até a compilação de materiais e atas, garantindo o follow-up das decisões.

• Gerenciar a comunicação (e-mails, telefonemas) em nome dos executivos, priorizando contatos, redigindo respostas e filtrando informações relevantes.

• Administrar despesas corporativas, reconciliar cartões de crédito e preparar relatórios financeiros básicos, assegurando conformidade com as políticas da empresa.

• Manter um sistema eficiente de arquivamento físico e digital de documentos importantes, garantindo acesso rápido e seguro às informações.

Requisitos

• Experiência comprovada (mínimo de 5 anos) em funções de assessoria executiva para C-level ou diretoria em empresas de médio ou grande porte.

• Domínio avançado do Pacote Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) e ferramentas de gestão de projetos (e.g., Trello, Asana).

• Excelentes habilidades de comunicação interpessoal e escrita, com fluência em português e inglês (nível avançado/fluente).

• Capacidade demonstrada de organização, planejamento e gestão de múltiplas prioridades em ambientes dinâmicos e de alta pressão.

• Habilidade para lidar com informações confidenciais com absoluta discrição e profissionalismo.

• Experiência em organização de eventos corporativos e viagens internacionais, incluindo logística complexa e gestão de fornecedores.

• Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas.

Habilidades

• MS Office 365 (Avançado)

• Gestão de Agenda (Outlook)

• Comunicação Escrita (Português/Inglês)

• Organização de Eventos

• Gestão de Viagens

• Controle de Despesas

• Confidencialidade

• Gestão de Projetos (Básico)

• Ata de Reunião