Polyvalent administratief bediende - parttime 4/5

Jobat; Gent; Sur place; EUR 25 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt een receptioniste / Allround Administratief Medewerker voor een maatschappelijk relevante organisatie. Je bent het eerste gezicht, combineert klantgericht onthaal met administratieve en kwaliteitsondersteuning en zorgt dat alle processen soepel verlopen.

Je werkt nauw samen met technische teams, registreert bezoekers, beheert telefoonverkeer en organiseert dagelijkse lunches. Je draagt bij aan een nette werkomgeving en signaleert tijdig problemen.

Qualifications

• Ervaring in klantenontvangst en administratieve taken.
• Grote nadruk op klantvriendelijkheid en professionele communicatie.
• Basiskennis van kantoorsoftware (MS Office).

Responsabilités

• Ontvangen van klanten en partners op professionele wijze.
• Toezicht op naleving van veiligheids- en kwaliteitsregels.
• Bezoekers registreren en collega's waarschuwen.
• Telefonische oproepen efficiënt afhandelen.
• Post en pakketten beheren en opvolgen.
• Dagelijkse lunchbestellingen organiseren.
• Fungeren als contactpersoon voor de wasserij.
• Zorgen voor een nette en verzorgde werkruimte.
• Signaleer onverwachte situaties en technische problemen.
• Bestelbonnen opmaken voor externe diensten.

Connaissances

Gastvrijheid

Klantgerichtheid

Communicatie

Organisatie

Nauwkeurigheid

Teamwork

Outils

Microsoft Office

Excel

Description du poste

Onze klant heeft een duidelijke en maatschappelijk relevante missie: het verhogen van brandveiligheid. Dagelijks worden materialen en toepassingen grondig getest en gecertificeerd volgens strikte normen. Deze producten vinden hun weg naar uiteenlopende sectoren zoals de bouw, transport en offshore-industrie, zowel nationaal als internationaal.

Jobomschrijving

Als receptioniste / Allround Administratief Medewerker ben jij het eerste aanspreekpunt en het gezicht van onze klant. Je combineert een professioneel onthaal (60% van het takenpakket) met een gevarieerd takenpakket aan administratieve en kwaliteitsondersteuning (40%). In deze rol zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Jouw verantwoordelijkheden

• Klanten en partners warm en professioneel onthalen
• Toezicht houden op naleving van veiligheids- en kwaliteitsregels
• Bezoekers registreren en collega’s verwittigen
• Telefoonverkeer efficiënt behandelen
• Post en pakketten beheren (ontvangst, verzending, opvolging)
• Dagelijkse lunchbestellingen organiseren
• Fungeren als contactpersoon voor de wasserij
• Zorgen voor een nette en verzorgde werkomgeving (vergaderzalen, keuken, …)
• Alert reageren op onverwachte situaties en technische problemen signaleren
• Bestelbonnen opmaken voor externe diensten (bv. catering, wasserij)

Kwaliteits- & administratieve support (±40%)

• Je ondersteunt de technische teams met nauwkeurige en gestructureerde administratie:
• Kwaliteitscontrole uitvoeren van dossiers en deze aanvullen waar nodig
• Documenten scannen en correct klasseren
• Testdossiers beheren en archiveren (digitaal en fysiek)
• Testrapporten voorbereiden, laten ondertekenen en versturen
• Sporadisch ondersteuning bieden aan andere afdelingen

Jouw rol in het team

Je bent een echte multitasker die vlot schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en klantgerichte houding draag je bij aan een efficiënte werking van de organisatie en een professionele uitstraling naar buiten toe.