Enthousiaste Receptionist(e)

JOBFACTO; Gent; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

JOBFACTO in Gent zoekt een enthousiaste receptioniste die het eerste aanspreekpunt is voor klanten en partners. Je verdeelt je tijd tussen onthaal (60%) en administratieve/kwaliteitsondersteuning (40%).

Je werkt samen met twee collega's om de receptie vlot te laten verlopen: gasten verwelkomen, telefoons afhandelen, documenten scannen en registreren, en organisatorische taken zoals lunchbestellingen en postafhandeling. Daarnaast ondersteun je technische teams met correcte dossiers en archivering.

Qualifications

• Gastvrij en professioneel onthaal
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Nauwkeurige administratie en kwaliteitscontrole

Responsabilités

• Ontvangen van klanten en partners op een professionele manier.
• Toezicht houden op veiligheids- en kwaliteitsregels.
• Bezoekers registreren en collega's waarschuwen.
• Telefonisch verkeer efficiënt afhandelen.
• Post en pakketten beheren.
• Dagelijkse lunchbestellingen organiseren.
• Contactpersoon zijn voor wasserij.
• Zorg voor een nette en verzorgde werkomgeving.
• Reageren op onverwachte situaties en technische issues melden.
• Bestelbonnen aanmaken voor externe diensten.
• Kwaliteitscontrole van dossiers uitvoeren.
• Documenten scannen en correct klasseren.
• Testdossiers beheren en archiveren.
• Testrapporten voorbereiden en versturen.
• Sporadisch ondersteuning bieden aan andere afdelingen.

Description du poste

Als receptioniste ben jij het visitekaartje en de onmisbare spil van ons bedrijf. Je verdeelt je tijd tussen het onthaal (60%) en een boeiend pakket aan administratieve en kwaliteitsondersteuning (40%).

Jouw Gevarieerde Dagindeling:

Het kloppend hart van ons onthaal & facility (60%)

Jij zorgt ervoor (samen met 2 andere collega’s) dat alles op rolletjes loopt aan de receptie:

• Klanten en partners warm en professioneel onthalen
• Toezicht houden op naleving van veiligheids- en kwaliteitsregels
• Bezoekers registreren en collega’s verwittigen
• Telefoonverkeer efficiënt behandelen
• Post en pakketten beheren (ontvangst, verzending, opvolging)
• Dagelijkse lunchbestellingen organiseren
• Fungeren als contactpersoon voor de wasserij
• Zorgen voor een nette en verzorgde werkomgeving (vergaderzalen, keuken …)
• Alert reageren op onverwachte situaties en technische problemen melden
• Bestelbonnen opmaken voor externe diensten (bv. catering, wasser)

Kwaliteits- & administratieve support (40%)

Je ondersteunt onze technische teams met nauwkeurige administratie.

• Kwaliteitscontrole uitvoeren van dossiers en aanvullen waar nodig
• Documenten scannen en correct klasseren
• Testdossiers beheren en archiveren (digitaal en fysiek)
• Testrapporten voorbereiden, laten ondertekenen en versturen
• Sporadisch ondersteuning bieden aan andere afdelingen