Operations & Office lead

Pensaert Partners; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 42,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Job summary

Pensaert Partners zoekt een Operations & Office Lead die de interne organisatie stuurt en processen optimaliseert in Gent. Je coacht een team van drie administratieve medewerkers en bewaakt de dagelijkse werking, de compliance en de kwaliteitscontrole van documenten.

Je analyseert knelpunten, digitaliseert waar mogelijk en beheert leveranciers en kantoorinfrastructuur. Een Bachelor- of Master-niveau of gelijkwaardige ervaring is vereist, met minstens 5 jaar relevante ervaring in office

Qualifications

• Bachelor- of Masterniveau of gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Minstens 5 jaar ervaring in office management & coördinatie.
• Ervaring met procesoptimalisatie.
• Kennis van juridische of cijfermatige sector is een plus, maar geen must.
• Vloeiend Nederlands en degelijke kennis Frans.

Responsibilities

• Leiding nemen over interne organisatie en kantoorwerking.
• Coachen en aansturen van een team van 3 administratieve medewerkers.
• Beheer van leveranciers, kantoorinfrastructuur en facilitaire diensten.
• Zorg dragen voor compliance en kwaliteitscontrole van uitgaande documenten en rapportages.
• Analyses van huidige processen en digitalisering waar mogelijk.

Skills

Office management

Coördinatie

Procesoptimalisatie

Stressbestendig

Assertief

Discreet

vloeiend Nederlands

Frans kennis

Education

Bachelor- of Master-niveau (of gelijkwaardig door ervaring)

Job description

Ben jij de organisatorische spilfiguur die houdt van structuur, procesverbetering en het managen van een team? Krijg je energie van het efficiënter maken van interne workflows en weet je als sympathieke coach een team van 3 collega’s naar een hoger niveau te tillen? Voor een groeiende speler in de zakelijke en strategische dienstverlening in Gent zoeken wij een daadkrachtige Operations & Office Lead. In deze spilfunctie neem je de leiding over de interne organisatie. Je brengt rust, overzicht en efficiëntie in de dagelijkse werking en processen. Je krijgt ruimte en autonomie om je stempel te drukken op het stroomlijnen van onze processen én op de groei van je teamleden.

Je analyseert de bestaande interne processen, projectopvolging en administratieve workflows. Je brengt knelpunten in kaart, digitaliseert waar mogelijk en introduceert slimmere manieren van werken. Je creëert moeiteloos draagvlak bij het team en de stakeholders voor deze vernieuwingen. Je coacht en stuurt direct een team van 3 administratieve medewerkers aan. Je waakt over het vlot reilen en zeilen van het kantoor en bewaakt de compliance en de kwaliteitscontrole op uitgaande documentatie en rapportages. Waar nodig spring je operationeel bij om het team te ondersteunen bij complexere dossiers of strategisch agendabeheer voor het management. Je staat in voor het beheer van leveranciers, kantoorinfrastructuur en facilitaire diensten.

Wat verwachten wij van jou? Je beschikt over een Bachelor- of Masterniveau of gelijkwaardig door relevante ervaring. Je hebt minstens 5 jaar ervaring in office management & coördinatie. Ook kan je ervaring binnen procesoptimalisatie voorleggen. Ervaring in zowel een corporate omgeving als een KMO is een grote troef. Kennis van de juridische of cijfermatige sector is een plus, maar geen must. Je bent organisatorisch een krak, stressbestendig, assertief en discreet. Je spreekt vloeiend Nederlands en hebt een degelijke kennis Frans.

Wat bieden wij jou? Een aantrekkelijk bruto salaris: €3.800 - €5.300 / maand afhankelijk van jouw ervaring. Een netto vergoeding als mooie extra op jouw bankrekening.

• Maaltijdcheques van €8 zodat je elke middag kan genieten van een lekkere lunch.
• Een groepsverzekering zodat je al een mooi bedrag opzij kan zetten voor later.
• Een hospitalisatieverzekering aan een voordelig tarief die jouw zorgen wegneemt bij onvoorziene medische kosten.