Operations & Office lead

Jobat; Gent; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Jobat in Gent zoekt een daadkrachtige Operations & Office Lead die de organisatorische spil vormt, processen analyseert en interne workflows digitaliseert. Je brengt knelpunten in kaart, introduceert efficiëntere werkwijzen en creëert draagvlak bij het team en de stakeholders.

Je stuurt rechtstreeks een klein team van 3 administratieve medewerkers aan, bewaakt office-kwaliteit en compliance, en staat operationeel klaar om complexe dossiers en agendabeheer voor het management te ondersteunen.

Qualifications

• Vaststellen en verbeteren van interne processen.
• Coachen en aansturen van medewerkers.
• Digitaliseren van workflows waar mogelijk.

Responsibilities

• Je analyseert bestaande interne processen en workflows en brengt knelpunten in kaart.
• Je coacht en stuurt direct een team van 3 administratieve medewerkers aan.
• Je bewaakt compliance en kwaliteitscontrole op uitgaande documentatie en rapportages.
• Je springt operationeel bij bij complexe dossiers en strategisch agendabeheer voor het management.
• Je beheert leveranciers, kantoorinfrastructuur en facilitaire diensten.

Skills

Procesanalyse

Teamleiding

Change management

Job description

Ben jij de organisatorische spilfiguur die houdt van structuur, procesverbetering en het managen van een team? Krijg je energie van het efficiënter maken van interne workflows en weet je als sympathieke coach een team van 3 collega's naar een hoger niveau te tillen? Voor een groeiende speler in de zakelijke en strategische dienstverlening in Gent zoeken wij een daadkrachtige Operations & Office Lead.

Hoe zal jouw takenpakket eruit zien?

• Je analyseert de bestaande interne processen, projectopvolging en administratieve workflows. Je brengt knelpunten in kaart, digitaliseert waar mogelijk en introduceert slimmere manieren van werken. Je creëert moeiteloos draagvlak bij het team en de stakeholders voor deze vernieuwingen.
• Je coacht en stuurt direct een team van 3 administratieve medewerkers aan.
• Je waakt over het vlot reilen en zeilen van het kantoor en bewaakt de compliance en de kwaliteitscontrole op uitgaande documentatie en rapportages.
• Waar nodig spring je operationeel bij om het team te ondersteunen bij complexere dossiers of strategisch agendabeheer voor het management.
• Je staat in voor het beheer van leveranciers, kantoorinfrastructuur en facilitaire diensten.