Office manager/People manager - Centrum Antwerpen

Michael Page; Antwerpen; Sur place; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Michael Page is op zoek naar een ervaren Office & People Operations Manager die de dagelijkse kantoororganisatie beheert voor de vestigingen in Antwerpen en Brussel. De rol combineert teamleiding, facility coördinatie en operationele ondersteuning in een professionele dienstverlenende omgeving.

U bent verantwoordelijk voor het aansturen van het Office Assistants-team, planning en communicatie, met een focus op hospitality, efficiëntie en naleving van interne procedures.

Qualifications

• Leidinggeven aan Office Assistants op meerdere locaties.
• Kantoorvoering Antwerpen en Brussel coördineren.
• Hoog niveau van hospitality en servicegerichtheid bij onthaal/vergaderruimtes.

Responsabilités

• Aansturen, coachen en begeleiden van het Office Assistants-team over meerdere locaties.
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
• Bewaken van hospitality en service bij onthaal, vergaderruimtes en coworkingruimtes.
• Centraal aanspreekpunt zijn voor facility-gerelateerde topics en leveranciers.
• Opstellen en opvolgen van personeelsplanningen, permanenties en verlofregelingen.
• Oplossen van operationele problemen en verbeteren van processen.
• Beheren van inkomende/uitgaande communicatie (post, e-mail, correspondentie).
• Coördineren en opvolgen van agenda’s, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken/archiveren van juridische documenten volgens procedures.
• Voorbereiden van stukkenbundels en procesdossiers met aandacht voor kwaliteit.
• Ondersteunen van print-/scan-/kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Toezicht houden op compliance-checks en cliëntenacceptatieprocedures.
• Assisteren bij rapporteringen en jaaroverzichten.

Connaissances

Teamleiding

Facility coördinatie

Communicatie

Administratieve planning

Klantgerichtheid

Description du poste

Voor onze cliënt zijn we op zoek naar een ervaren Office & People Operations Manager die verantwoordelijk wordt voor de dagelijkse organisatie van de kantoren in Antwerpen en Brussel. Deze functie combineert teammanagement, facility coördinatie en operationele ondersteuning binnen een professionele dienstverlenende omgeving.

Bedrijfsomschrijving

Onze cliënt is een gerenommeerde professionele dienstverlener met een sterke reputatie binnen zijn vakgebied. Vanuit moderne kantoren in Antwerpen en Brussel ondersteunt een gedreven team dagelijks cliënten met kwalitatieve en gespecialiseerde dienstverlening. Om de verdere groei en professionalisering van de interne werking te ondersteunen, zijn zij vandaag op zoek naar een organisatorisch sterke en mensgerichte Office & People Operations Manager.

Omschrijving

• Aansturen, coachen en begeleiden van het team van Office Assistants over meerdere locaties.
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
• Bewaken van een hoog niveau van hospitality en servicegerichtheid aan onthaal, vergaderruimtes en coworkingruimtes.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facility-gerelateerde topics en externe leveranciers.
• Opmaken en opvolgen van personeelsplanningen, permanenties en verlofregelingen.
• Proactief oplossen van operationele problemen en optimaliseren van interne processen.
• Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, waaronder post, e-mails en algemene correspondentie.
• Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken, klasseren en archiveren van juridische documenten en dossiers volgens de interne procedures.
• Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers met oog voor kwaliteit en detail.
• Ondersteunen van print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Opvolgen van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures conform interne compliance-richtlijnen.
• Assisteren bij rapporteringen, jaaroverzichten en administratieve controles.
• Waken over een efficiënte documentflow en administratieve organisatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe contacten.