Office manager – rechterhand zaakvoerder

Relex; Belgium; Remote; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijk loon

Extralegale voordelen

Korte lijnen

Warme werkomgeving

Job summary

Relex zoekt een Office manager – rechterhand van de zaakvoerder om de financiële en administratieve backbone van het bedrijf te versterken. Je verwerkt facturen, bereidt btw-aangiften voor en houdt het kasbeheer en de betalingen op orde, in samenwerking met onze externe boekhouder.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, verzorg je HR-administratie en ondersteun je de bouw- en operationele processen. Een warme, georganiseerde en discrete aanpak is cruciaal.

Qualifications

• Minstens 5 jaar ervaring als office manager, management assistant of administratief-financiële functie.
• Bachelor in boekhouding of office management, of gelijkaardige ervaring.
• Goede kennis van financiën en HR/personeelsadministratie.
• KMO- of bouwsectorervaring gewenst.

Responsibilities

• Verwerkt aankoop- en verkoopfacturen en bereidt boekhouding en btw-aangiftes voor in samenwerking met externe boekhouder.
• Volgt betalingen, openstaande facturen, herinneringen en kasbeheer op.
• Ondersteunt de zaakvoerder met cijfers en rapporten.
• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers op kantoor en op werf.
• Verzorgt personeelsadministratie: prestaties, verlof, afwezigheden, dossiers en communicatie met sociaal secretariaat.
• Ondersteunt bij rekrutering, van vacature tot onboarding van nieuwe collega’s.
• Volgt preventie en welzijn op, zoals medische onderzoeken en contacten met preventiedienst.
• Organiseert personeelsactiviteiten, opleidingen en werkkleding.
• Beheert wagenpark, verzekeringen en schadedossiers.
• Volgt administratie van onderaannemers en werven op, inclusief wettelijke controles en attesten.
• Beheert contracten met leveranciers (telecom, energie, IT en kantoor).
• Ontvangt klanten en bezoekers en zorgt voor een warm eerste contact.
• Ondersteunt de zaakvoerder met agenda, afspraken en opvolging van dossiers.

Skills

Excel

Office pakket

Initiatief

Nauwkeurig

Organisatie

Nederlands spreken

Frans/Engels

Education

Bachelor in boekhouding of office management

Tools

Boekhoudpakket

ERP-systeem

Job description

Office manager – rechterhand zaakvoerder

• Je verwerkt aankoop- en verkoopfacturen en bereidt de boekhouding en btw-aangiftes voor in samenwerking met onze externe boekhouder
• Je volgt betalingen, openstaande facturen, herinneringen en het kasbeheer op
• Je houdt het financiële overzicht bij en ondersteunt de zaakvoerder met cijfers en rapporten
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers op kantoor en op de werf
• Je verzorgt de personeelsadministratie: prestaties, verlof, afwezigheden, personeelsdossiers en de communicatie met het sociaal secretariaat
• Je ondersteunt bij rekrutering, van vacature tot onthaal en opstart van nieuwe collega’s
• Je volgt preventie en welzijn op, zoals de medische onderzoeken en de contacten met de externe preventiedienst
• Je organiseert personeelsactiviteiten, opleidingen en werkkledij

Administratie & organisatie

• Je beheert het wagenpark, de verzekeringen en de schadedossiers
• Je volgt de administratie van onderaannemers en werven op, inclusief de wettelijke controles en attesten
• Je beheert contracten met leveranciers voor onder meer telecom, energie, IT en kantoor
• Je ontvangt klanten en bezoekers en zorgt voor een warm eerste contact
• Je ondersteunt de zaakvoerder met agenda, afspraken, de voorbereiding van overleg en de opvolging van dossiers

Naar wie zijn wij op zoek?

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring als office manager, management assistant of in een administratief-financiële functie, bij voorkeur in een KMO of in de bouwsector
• Je hebt een bachelor in boekhouding, office management of een gelijkaardige richting, of je hebt gelijkwaardige ervaring opgebouwd
• Je hebt een goede kennis van financiële zaken en voelt je thuis in boekhouding en personeelsadministratie
• Je bent warm, spontaan en behulpzaam: mensen komen graag bij jou terecht
• Je bent discreet en betrouwbaar en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en georganiseerd, en houdt het overzicht als het druk is
• Je neemt initiatief en ziet wat er moet gebeuren nog voor iemand het vraagt
• Je werkt vlot met Excel en het Office-pakket. Ervaring met een boekhoud- of ERP-pakket is een plus
• Je spreekt vlot Nederlands. Kennis van Frans of Engels is een plus

Wat JE staat te wachten bij ons:

• Een sleutelrol als vertrouwenspersoon en rechterhand van de zaakvoerder in een groeiend familiebedrijf
• Een gevarieerde job waarin je financiën, HR en organisatie combineert
• Vertrouwen, autonomie en de ruimte om je functie mee vorm te geven
• Een aantrekkelijk loon in verhouding tot je ervaring, met heel wat extralegale voordelen
• Een warme werkomgeving met een open bedrijfscultuur en korte lijnen
• Een vaste job in een stabiel bedrijf. Fulltime, met 4/5 bespreekbaar
• Teambuildings, personeelsfeest, afterworks, .. We vinden het teamgevoel erg belangrijk!