Office Manager / rechterhand Bedrijfsleider

Select 39; Belgique; À distance; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Select 39 zoekt een Office Manager die de zaakvoerder dagelijks ondersteunt en zorgt voor een gestroomlijnde kantoororganisatie. Je bent het centrale aanspreekpunt, bewaakt structuur en continuïteit en werkt nauw samen met de zaakvoerder vanuit een stabiel, groeiend interieurbouwbedrijf.

Je neemt een brede waaier aan verantwoordelijkheden op: administratie, inkoop, facturatie, loonadministratie en verslaggeving. Er is ruimte voor initiatief en procesverbeteringen met een competitief loonpakket.

Qualifications

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring.
• Administratief sterk, punctueel en organisatorisch betrouwbaar.
• Excel-kennis en rapporteren van analyses.

Responsabilités

• Dagelijkse kantoororganisatie en opvolging van praktische zaken.
• Bestellingen en kantoorartikelen tijdig op voorraad houden.
• Factuurcontrole en betalingsvoorbereiding.
• Ondersteuning loonadministratie en tijdsregistratie.
• Vergaderingen voorbereiden en notulen maken.
• Tijdsregistratie beheren en rapporteren.
• Open deur dagen en interne events organiseren.
• Excel-rapportages maken van aankopen, verkopen en uren.
• Marketing en communicatie ondersteunen waar nodig.
• Algemene administratie en interne communicatie.

Connaissances

Administratieve sterkte

Excel-kennis

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid

Formation

Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring

Outils

Office-pakket (Outlook/Excel)

Description du poste

Ben jij een organisatorische duizendpoot met maturiteit, verantwoordelijkheidszin en een sterk gevoel voor structuur? Heb je ervaring in een ondersteunende rol waar je dagelijks het verschil maakt? Dan ben jij misschien de rechterhand die wij zoeken.

Voor een groeiend bedrijf actief in interieurbouw zijn wij op zoek naar een Office Manager die de zaakvoerder ondersteunt in het dagelijkse kantoorbeleid. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt ervoor dat alles administratief, organisatorisch en operationeel vlot verloopt.

Als Office Manager ben jij de spil van het kantoor. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit. Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en neemt een brede waaier aan verantwoordelijkheden op:

• Dagelijkse kantoororganisatie en opvolging van alle praktische zaken.
• Bestellingen & economaat: koffie, kantoorartikelen, materialen… jij zorgt dat alles tijdig op voorraad is.
• Factuurcontrole: inkomende facturen vergelijken met bestelbonnen en betalingen klaarzetten.
• Ondersteuning loonadministratie: documenten verzamelen, tijdsregistratie opvolgen, contact met sociaal secretariaat.
• Vergaderingen voorbereiden: agenda’s opstellen, documenten verzamelen, notulen maken en actiepunten opvolgen.
• Tijdsregistratie beheren en rapporteren.
• Open deur dagen & interne events organiseren: planning, ontvangst, catering, logistiek.
• Excel-rapportages: analyses maken van aankopen, verkopen en projecturen.
• Marketing & communicatie ondersteunen waar nodig.
• Veiligheidsadministratie opvolgen (keuringen, documenten, registraties).
• Algemene administratie: huurbetalingen, nacalculaties, documentenbeheer, interne communicatie.
• Verbeteringen signaleren en meedenken over efficiëntere processen.

Wie we zoeken?

• Je hebt een bacheloropleiding of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent administratief sterk, punctueel en organisatorisch zeer betrouwbaar.
• Je weet hoe een organisatie werkt en neemt verantwoordelijkheid zonder aarzelen.
• Je bent hands-on, praktisch ingesteld en niet bang om zelf de handen uit de mouwen te steken.
• Je werkt zelfstandig, maar communiceert helder met collega’s en de zaakvoerder.
• Je hebt een uitstekende kennis van Excel en kan vlot rapporten en analyses maken.
• Je bent stressbestendig, klantvriendelijk en professioneel in elke situatie.
• Je denkt mee, ziet werk en draagt actief bij aan een betere werking van het bedrijf.
• Je bent geen schoolverlater: maturiteit en ervaring zijn essentieel.
• Een sleutelrol als rechterhand van de zaakvoerder.
• Een stabiel, warm en groeiend interieurbouwbedrijf met korte communicatielijnen.
• Veel autonomie, verantwoordelijkheid en ruimte om mee te bouwen aan de organisatie.
• Een afwisselende functie met impact op het dagelijkse beleid.
• Een competitief loonpakket in lijn met jouw ervaring en verantwoordelijkheden.