Office Assistant (Vilvoorde) – Loondienst

Thehouseofsupport; Vilvoorde; On-site; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

20 vakantiedagen

Job summary

Thehouseofsupport is op zoek naar een Office Assistant in Vilvoorde voor een brede, allround rol. Je ondersteunt de Office Manager en bewaakt financiën, HR en office management, zodat de dagelijkse werking van het kantoor vlot blijft draaien.

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met aandacht voor deadlines en communicatie. Motivatie en attitude zijn belangrijker dan ervaring; optie voor langdurige samenwerking.

Qualifications

• Je werkt nauwkeurig en hebt een sterk cijfergevoel.
• Je bent georganiseerd en houdt niet van chaos.
• Je kan zelfstandig werken en prioriteiten stellen.
• Je schakelt tussen verschillende taken en communiceert kort en to the point.
• Je neemt verantwoordelijkheid en durft mensen aan te spreken.

Responsibilities

• Inboeken van aankoopfacturen.
• Opstellen en opvolgen van verkoopfacturen.
• Voorbereiden en opvolgen van betalingen.
• Ondersteunen bij maandelijkse deadlines (btw, rapportering).
• Payroll en personeelsdossiers opvolgen; contact met sociaal secretariaat.
• Beheer kantoorbenodigdheden en leveranciers; praktische zaken regelen.

Skills

Nauwkeurigheid

Organisatie

Prioriteiten stellen

Communicatie

Verantwoordelijkheid

Job description

Office Assistant (Vilvoorde) – Loondienst

Meer dan ondersteuning. Jij houdt alles in beweging.

Voor een IT-bedrijf in Vilvoorde zoeken we een Office Assistant die energie haalt uit structuur brengen, zaken opvolgen en collega’s ontzorgen.

Geen klassieke “administratieve” rol.
Wel een rol voor iemand die overzicht bewaart, initiatief neemt en ervoor zorgt dat alles blijft draaien.

Je ondersteunt de Office Manager en bent mee verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van het kantoor.

Dat betekent dat je een brede, allround rol opneemt:

• Finance, HR en office management komen allemaal samen bij jou
• Je schakelt vlot tussen taken en behoudt het overzicht
• Je zorgt dat deadlines gehaald worden en niets blijft liggen

Je groeit door tot iemand die elke taak volledig kan overnemen bij afwezigheid van de Office Manager, de dagelijkse werking van het bedrijf wordt door jullie als een geoliede machine verzorgd.

Jij bent de persoon die ervoor zorgt dat anderen hun werk kunnen doen, zonder ruis.

Wat ga je concreet doen?

• Inboeken van aankoopfacturen
• Opstellen en opvolgen van verkoopfacturen
• Voorbereiden en opvolgen van betalingen
• Ondersteunen bij maandelijkse deadlines (btw, rapportering, …)

HR-administratie

• Opvolging van payroll en personeelsdossiers
• Contact met sociaal secretariaat
• Ondersteuning bij HR-processen
• Beheer van kantoorbenodigdheden en leveranciers
• Praktische zaken regelen (technieker, leveringen, …)
• Zorgen dat alles op kantoor vlot loopt

Extra verantwoordelijkheden

• Opvolging van fleet en interne policies
• Ondersteunen bij events en interne initiatieven
• Back-up van de Office Manager

En ja, ook kleine dingen horen erbij.
Van een leverancier bellen tot iets praktisch oplossen: jij pakt het gewoon op.

Wie ben jij?

Je bent iemand die voldoening haalt uit structuur, overzicht en dingen “in orde brengen”.

• Je werkt nauwkeurig en hebt een sterk cijfergevoel
• Je bent georganiseerd en houdt niet van chaos
• Je kan zelfstandig werken en prioriteiten stellen
• Je schakelt vlot tussen verschillende taken
• Je communiceert kort, duidelijk en to-the-point
• Je neemt verantwoordelijkheid en durft mensen aanspreken
• Je bent betrouwbaar en discreet

Ervaring is mooi meegenomen, maar niet doorslaggevend.
Motivatie en attitude zijn belangrijker.

Je zoekt vooral een langdurige samenwerking, binnen een rol met impact.

Wat mag je verwachten?

Je komt terecht in een IT-bedrijf met een scale-up mentaliteit:

• Informele werksfeer en korte lijnen
• Veel vertrouwen en autonomie
• Jong team en een modern, lichtrijk kantoor
• Werkregime: vanaf 70% tot voltijds
• Minstens 2 dagen per week op kantoor
• Standaard 38-urenweek

Verloning & voordelen

• Bruto maandloon rond €3.500 voltijds
• Groepsverzekering en hospitalisatieverzekering (gezin inbegrepen)
• 20 vakantiedagen (indien voltijds)

Waarom deze rol interessant is

Omdat je niet gewoon “taken uitvoert”.
Je bouwt mee aan de ruggengraat van een bedrijf.

Je zorgt voor rust, overzicht en structuur. En net dat maakt het verschil.