Office Manager for Heritage Architecture Firm

FINVISORS; Drongen; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Part time

Job summary

FINVISORS zoekt een Office Manager voor ons kantoor in Drongen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en zorgt voor overzicht en continuïteit in de dagelijkse kantoorwerking.

Je taken variëren van facturatie en opvolging van openstaande betalingen tot ontvangst, mailbox en telefonie, agendabeheer en ondersteuning van de projectadministratie. Je zorgt ook voor leverancierscontact, ICT-ondersteuning samen met externe partners en een vlekkeloze kantoorplanning.

Qualifications

• Verdere administratieve taken en financiële basiskennis.
• Invoicing en opvolging van openstaande betalingen.
• Ondersteunen van kostenopvolging en boekhouding.
• Beheer van agenda, bezoekersontvangst en algemene communicatie.

Responsibilities

• Opmaken en versturen van facturen en opvolgen van openstaande betalingen.
• Verwerken of controleren van aankoopfacturen en voorbereiden van informatie voor de boekhouding.
• Ondersteunen van de kostenopvolging.
• Verzorgen van onthaal, de algemene mailbox en telefonie.
• Beheren van agenda’s en afspraken en ondersteunen van de kantoorplanning.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en opvolgen van leveranciers.
• Ondersteunen van projectadministratie en commerciële opvolging en actualiseren van gegevens in ArchX.
• Opvolgen van personeelsadministratie, waaronder prestatiestaten, studentencontracten, verzekeringen en opleidingsinschrijvingen.
• Organiseren van praktische onthaalactiviteiten, lunches en interne bijeenkomsten.
• Opvolgen van praktische ICT-vragen in samenwerking met externe ondersteuning.

Skills

Office administration

Invoicing

Bookkeeping

Customer support

Scheduling

Multitasking

Tools

ArchX

Microsoft Excel

MS Outlook

Accounting software

Job description

FINVISORS zoekt een Office Manager voor ons kantoor in Drongen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en zorgt voor overzicht en continuïteit in de dagelijkse kantoorwerking.

Je taken variëren van facturatie en opvolging van openstaande betalingen tot ontvangst, mailbox en telefonie, agendabeheer en ondersteuning van de projectadministratie. Je zorgt ook voor leverancierscontact, ICT-ondersteuning samen met externe partners en een vlekkeloze kantoorplanning.