Office Manager voor Erfgoed Architectuur

Callebaut Architecten; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Callebaut Architecten zoekt een office manager die het eerste aanspreekpunt is voor bezoekers, klanten en partners en de administratieve steun biedt aan een creatief team. Je zorgt voor rust, overzicht en continuïteit in de dagelijkse bureauwerking, werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager en combineert onthaal met facturatie en algemene administratie.

Als voltijdse functie in een kleinschalig bureau komt een hands-on aanpak, nauwkeurigheid en proactieve communicatie

Qualifications

• Bachelor met bij voorkeur 3 tot 7 jaar relevante ervaring in office management
• Aantoonbare ervaring met facturatie en financiële opvolging
• Vlotte kennis van MS Office (Word, Excel en Outlook); ArchX is een troef
• Affiniteit met architectuur, bouwsector of erfgoed is een pluspunt
• Je communiceert helder, mondeling en schriftelijk, en bent klantvriendelijk en empathisch
• Je werkt discreet, betrouwbaar, nauwgezet en zelfstandig
• Je plant en organiseert efficiënt, respecteert deadlines en blijft rustig bij drukte
• Je denkt probleemoplossend en proactief mee en volgt lopende zaken actief op

Responsibilities

• Facturatie en financiële opvolging: je maakt en verstuurt facturen, volgt openstaande facturen en betalingen op, verwerkt of controleert inkomende facturen en ondersteunt de kostenopvolging en administratieve voorbereiding voor de boekhouding
• Onthaal en communicatie: je ontvangt bezoekers, beheert de algemene mailbox en de telefoon, beantwoordt vragen van klanten en andere betrokkenen of verwijst ze door
• Agenda en planning: je plant afspraken met klanten en partners, bewaakt agenda’s en ondersteunt de planning en tijdsbesteding binnen het bureau
• Kantoorbeheer: je beheert kantoorbenodigdheden en materiaal, plaatst bestellingen, volgt leveranciers op en helpt praktische kantoorproblemen oplossen
• Algemene en projectadministratie: je verzorgt correspondentie, post, documenten, dossiers en administratieve ondersteuning voor architecten; je helpt bij de commerciële opvolging en houdt gegevens in ArchX actueel
• HR-administratie: je ondersteunt bij prestatiestaten, contracten voor jobstudenten, medewerkersverzekeringen, opleidingsinschrijvingen en andere personeelsadministratie
• Interne organisatie: je coördineert praktische onthaalactiviteiten, lunches voor medewerkers en waar nodig interne bijeenkomsten
• ICT en troubleshooting: je bent het eerste aanspreekpunt bij praktische ICT-vragen en stemt oplossingen af met externe ondersteuning

Skills

Structureren en organiseren

Klantgerichtheid en empathie

Communicatie (mondeling en schriftlijk

Discretie en betrouwbaarheid

Zelfstandig werken

Education

Bachelor met bij voorkeur 3 tot 7 jaar relevante ervaring in office management

Tools

MS Office (Word, Excel, Outlook)

ArchX

Job description

Callebaut Architecten zoekt een office manager die het eerste aanspreekpunt is voor bezoekers, klanten en partners en de administratieve steun biedt aan een creatief team. Je zorgt voor rust, overzicht en continuïteit in de dagelijkse bureauwerking, werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager en combineert onthaal met facturatie en algemene administratie.

Als voltijdse functie in een kleinschalig bureau komt een hands-on aanpak, nauwkeurigheid en proactieve communicatie