Office Manager

Alfabet; Sint-Niklaas; Presencial; EUR 22.000 - 33.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Syndica is een ambitieus syndicuskantoor met vestigingen in Sint-Niklaas. Als office manager draag je bij aan een soepele kantoorwerking en ondersteun je collega’s in hun dagelijkse werk.

Je regelt eerstelijns communicatie, ondersteunt administratieve processen en bewaakt deadlines. Je denkt mee over efficiëntere werkwijzen en past AI-tools toe om taken te organiseren.

Qualificações

• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Vlotte communicatie met collega’s en bezoekers.
• Sterk administratief oriëntatie en documentenbeheer.

Responsabilidades

• Eerstelijns communicatie: beantwoorden van telefoons en mailbox.
• Administratieve ondersteuning bij briefwisseling en dossiers.
• Opvolging van deadlines en afronding van taken.
• Kantoororganisatie: bestellingen, post en on-boarding nieuw personeel.
• Continu zoeken naar efficiëntere werkwijzen met software en AI.

Conhecimentos

Organisatie

Communicatie

Administratieve vaardigheden

Kantoorbeheer

Ferramentas

Kantoorsoftware

Descrição da vaga

Sint-Niklaas | Onthaal, administratie & kantoororganisatie

Hou jij van organiseren, neem je graag verantwoordelijkheid en denk je spontaan mee over hoe iets beter kan? Dan leren we je graag kennen.

Syndica is een ambitieus en groeiend syndicuskantoor met vestigingen in Sint-Niklaas en Gent. We beheren appartementsgebouwen en bouwen aan een professionele, toegankelijke en digitale dienstverlening. Als office manager zorg jij mee voor een vlotte kantoorwerking en ondersteun je onze collega's in hun dagelijkse werk.

Wat ga je doen?

• Eerstelijnscommunicatie: je beantwoordt telefoons, verwerkt de algemene mailbox en ontvangt bezoekers. Courante vragen handel je zelfstandig af; andere vragen registreer je correct en bezorg je aan de juiste collega.
• Administratieve ondersteuning: je ondersteunt onze gebouwbeheerders en financieel beheerders met briefwisseling, documentenbeheer, gegevensverwerking en andere administratieve taken.
• Opvolging: je vraagt ontbrekende informatie op, bewaakt je deadlines en volgt administratieve taken op tot ze afgerond zijn.
• Kantoororganisatie: je regelt praktische zaken zoals bestellingen, post, materiaal en het onthaal van nieuwe medewerkers.
• Verbetering: je denkt actief mee over slimmere werkwijzen en gebruikt software en AI om je werk efficiënter te organiseren.

Je krijgt een duidelijk kader en heldere verantwoordelijkheden. Daarbinnen krijg je het vertrouwen en de ruimte om je werk zelfstandig te organiseren en te optimaliseren.