Office manager

alfabet; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen

Hospitalisatieverzekering

Job summary

Syndica zoekt een gedreven office manager voor ons kantoor in Sint-Niklaas. Je regelt de eerstelijnscommunicatie, ondersteunt de gebouw- en financieel beheerders, bewaakt deadlines en zorgt voor een vlotte kantoororganisatie met aandacht voor kwaliteit.

Je werkt zelfstandig, denkt mee over verbeteringen en gebruikt AI en software om dagelijkse processen te stroomlijnen. Je bent nauwkeurig, klantgericht en beheert de agenda en administratieve taken met vertrouwen.

Qualifications

• Nauwkeurig en betrouwbaar met verantwoordelijkheidsgevoel.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands.
• Digitaal vaardig en bereid om AI-tools te leren gebruiken.
• Ervaring in administratie, onthaal of kantoorondersteuning is een troef.

Responsibilities

• Eerstelijnscommunicatie: telefoons, mailbox en bezoekers afhandelen.
• Administratieve ondersteuning: documentenbeheer, gegevensverwerking, briefwisseling.
• Opvolging: ontbrekende informatie opvragen en deadlines bewaken.
• Kantoororganisatie: bestellingen, post, materiaal en onthaal van nieuw personeel.
• Verbetering: meedenken over slimmere werkwijzen en AI inzetten om werk te versnellen.

Skills

Communicatie

Organiseren

Administratieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Digitale vaardigheden

Zelfstandigheid

Tools

AI

Kantoorsoftware

Job description

Sint-Niklaas, Belgium | Geplaatst op 09-11-2026

Sint-Niklaas | Onthaal, administratie & kantoororganisatie

Hou jij van organiseren, neem je graag verantwoordelijkheid en denk je spontaan mee over hoe iets beter kan? Dan leren we je graag kennen.

Syndica is een ambitieus en groeiend syndicuskantoor met vestigingen in Sint-Niklaas en Gent. We beheren appartementsgebouwen en bouwen aan een professionele, toegankelijke en digitale dienstverlening. Als office manager zorg jij mee voor een vlotte kantoorwerking en ondersteunen je onze collega’s in hun dagelijkse werk.

• Eerstelijnscommunicatie: je beantwoordt telefoons, verwerkt de algemene mailbox en ontvangt bezoekers. Courante vragen handel je zelfstandig af; andere vragen registreer je correct en bezorg je aan de juiste collega.
  
• Administratieve ondersteuning: je ondersteunt onze gebouwbeheerders en financieel beheerders met briefwisseling, documentenbeheer, gegevensverwerking en andere administratieve taken.
  
• Opvolging: je vraagt ontbrekende informatie op, bewaakt je deadlines en volgt administratieve taken op tot ze afgerond zijn.
  
• Kantoororganisatie: je regelt praktische zaken zoals bestellingen, post, materiaal en het onthaal van nieuwe medewerkers.
  
• Verbetering: je denkt actief mee over slimmere werkwijzen en gebruikt software en AI om je werk efficiënter te organiseren.
  

Je krijgt een duidelijk kader en heldere verantwoordelijkheden. Daarbinnen krijg je het vertrouwen en de ruimte om je werk zelfstandig te organiseren en te optimaliseren.

Wie zoeken we?

• Je bent nauwkeurig, betrouwbaar en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.
  
• Je kan prioriteiten stellen, neemt initiatief en vraagt tijdig hulp wanneer dat nodig is.
  
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
  
• Je bent klantgericht en vriendelijk.
  
• Je bent digitaal vaardig en wil nieuwe software en AI actief leren gebruiken.
  
• Je voelt je thuis in een groeiend bedrijf waar taken en werkwijzen evolueren.
  
• Ervaring in administratie, onthaal of kantoorondersteuning is een troef. Ervaring in de vastgoedsector is geen vereiste. We hechten vooral belang aan je ingesteldheid, organisatietalent en leerbereidheid.
  

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie met verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
  
• Een innoverend bedrijf, geleid door jonge ondernemers, waar jouw input en verbetervoorstellen aangemoedigd worden.
  
• Een betrokken team, korte communicatielijnen en toegankelijk management.
  
• Opleiding en begeleiding om onze sector, software en werking te leren kennen.
  
• Een marktconform loon met aantrekkelijke extralegale voordelen, waaronder een bedrijfswagen en hospitalisatieverzekering.
  

Interesse? Bezorg ons je cv en vertel kort waarom deze functie bij jou past.