Office Manager

Noël Franklin; Sint-Niklaas; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Noël Franklin zoekt een Office Manager die het overzicht bewaart en verantwoordelijkheid neemt voor de dagelijkse kantoorwerking in Sint-Niklaas. Je ondersteunt collega’s administratief en organisatorisch zodat de bedrijfsvoering vlot verloopt.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt, beheert de inbox en ondersteunt gebouw- en financieel beheer. Initiatief en digitale vaardigheden zijn een meerwaarde voor verdere digitalisatie en efficiëntie.

Qualifications

• Vaardigheden in organiseren en plannen.
• Sterke communicatie en klantgerichtheid.
• Efficiënte administratieve afhandeling en dossierbeheer.

Responsibilities

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en bezoekers (telefonisch en op kantoor).
• Beheren van de algemene mailbox en opvolging van berichten.
• Beantwoorden van courante vragen en doorverwijzen van complexe vragen.
• Ondersteunen van gebouw- en financieel beheer bij administratieve taken.
• Verzorgen van briefwisseling, documentenbeheer en gegevensverwerking.
• Opvragen van ontbrekende informatie en opvolgen van openstaande dossiers.
• Bewaken van deadlines en administratieve afspraken voor een vlot kantoorwerk.
• Coördineren van kantoorzaken zoals bestellingen, post en voorraadbeheer.
• Organiseren van onthaal en ondersteuning van nieuwe medewerkers.
• Zorgen voor een gestructureerde kantooromgeving en efficiënte workflows.
• Meedenken over verbeteringen in processen en interne wer methods.
• Gebruik van digitale software en AI-toepassingen om werkzaamheden slimmer te organiseren.
• Plan en prioriteer taken binnen een duidelijk verantwoordelijkheidskader.
• Bijdragen aan een professionele, klantgerichte dienstverlening.

Skills

Organisatie

Communicatie

Klantbeheer

Administratie

Tools

Digitale software

Job description

Ben jij een **organisatorisch talent** dat graag het **overzicht bewaart** en **verantwoordelijkheid** neemt? Als **Office Manager** in de ruime regio **Sint-Niklaas** zorg je voor een **vlotte dagelijkse kantoorwerking** en ondersteun je collega’s op **administratief en organisatorisch vlak**. Je komt terecht in een **groeiende en innovatieve onderneming** waar jouw **initiatief en ideeën** écht het verschil maken.

**Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!**

De functie inhoud

Wat je gaat doen als Office Manager:

• Fungeren als **eerste aanspreekpunt** voor **klanten, leveranciers en bezoekers**, zowel **telefonisch als op kantoor**.
• Beheren van de **algemene mailbox** en zorgen voor een **correcte en tijdige opvolging** van inkomende berichten.
• **Zelfstandig beantwoorden** van courante vragen en complexere vragen **doorgeven aan de juiste collega’s**.
• **Ondersteunen van gebouwbeheerders en financieel beheerders** bij uiteenlopende **administratieve werkzaamheden**.
• Verzorgen van **briefwisseling**, **documentenbeheer** en **gegevensverwerking**.
• **Opvragen van ontbrekende informatie** en nauwkeurig **opvolgen van openstaande administratieve dossiers**.
• **Bewaken van deadlines** en administratieve afspraken om een **efficiënte kantoorwerking** te garanderen.
• **Coördineren van praktische kantoorzaken** zoals **bestellingen, postverwerking en voorraadbeheer**.
• Organiseren van het **onthaal en de praktische ondersteuning van nieuwe medewerkers**.
• Zorgen voor een **gestructureerde en overzichtelijke kantooromgeving** waarin collega’s efficiënt kunnen werken.
• **Actief meedenken** over **verbeteringen in administratieve processen** en interne werkmethodes.
• Gebruiken van **digitale software en AI-toepassingen** om dagelijkse werkzaamheden **slimmer en efficiënter** te organiseren.
• **Zelfstandig plannen en prioriteren** van jouw taken binnen een **duidelijk afgesproken verantwoordelijkheidskader**.
• Bijdragen aan een **professionele, klantgerichte en toegankelijke dienstverlening**.

Onze klant

Onze klant is een **ambitieuze en groeiende onderneming** gespecialiseerd in het **professionele beheer van appartementsgebouwen**. Met vestigingen in de regio **Sint-Niklaas en Gent** zet de organisatie sterk in op een **moderne, toegankelijke en digitale dienstverlening**.

De onderneming wordt geleid door **jonge, ondernemende professionals** die **innovatie, efficiëntie en klantgerichtheid** centraal stellen. Door voortdurend te investeren in **slimme software, digitale processen en nieuwe technologieën** wordt de dagelijkse werking verder geoptimaliseerd.

Je komt terecht in een **betrokken en dynamisch team** met **korte communicatielijnen** en **toegankelijk management**. **Eigen initiatief**, **nieuwe ideeën** en een **proactieve ingesteldheid** worden hier sterk gewaardeerd.