Office Manager

Ctrl-F Nv; Kraainem; On-site; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Job summary

Ctrl-F Nv in Kraainem zoekt een Office manager/administratief coördinator om de kantoorwerking vlot en georganiseerd te laten verlopen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe contacten.

Je beheert de dagelijkse kantoororganisatie, agenda’s, vergaderzalen, post en documentbeheer, verzorgt bestellingen en praktische opvolging en ondersteunt meetings en onboarding, met aandacht voor discretie en nauwkeurigheid.

Qualifications

• 3 tot 5 jaar relevante ervaring in office management, administratieve ondersteuning of vergelijkbare rol.
• Nauwkeurige en gestructureerde werkstijl.
• Discretie, verantwoordelijkheidszin en servicegerichte instelling.
• Vlot werken met courante kantoorsoftware en bereidheid tot leren van nieuwe systemen.

Responsibilities

• Beheer van agenda’s en vergaderzalen.
• Toezicht op post, bestellingen en documentbeheer.
• Verzorgen van praktische opvolging en interne afstemming.
• Ondersteunen van meetings, onthaalmomenten en kantooractiviteiten.
• Regelmatige afstemming met interne en externe partijen en tijdige uitvoering van acties.

Job description

• Als Office manager zorg je vanuit Kraainem voor een vlotte, georganiseerde werking van het kantoor en ben je een centraal aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe contacten.
• Je beheert de dagelijkse kantoororganisatie: van agenda’s, vergaderzalen en post tot bestellingen, documentbeheer en praktische opvolging.
• Door informatie correct te verzamelen en afspraken nauwgezet op te volgen, geef je collega’s meer ruimte om zich op hun kerntaken te concentreren.
• Administratieve dossiers, facturen, contracten en andere kantoorgegevens houd je overzichtelijk en actueel, met aandacht voor discretie en nauwkeurigheid.
• Je organiseert interne afspraken en ondersteunt meetings, onthaalmomenten en praktische activiteiten die bijdragen aan een professionele kantoorervaring.
• Als administratief coördinator stem je regelmatig af met verschillende interne en externe partijen en zorg je ervoor dat acties tijdig worden uitgevoerd.
• Je krijgt de ruimte om processen te verbeteren, structuur aan te brengen en als Office manager zichtbaar bij te dragen aan een efficiënte en aangename werkomgeving.
• Je brengt 3 tot 5 jaar relevante ervaring mee in office management, administratieve ondersteuning of een vergelijkbare rol waarin organisatie en opvolging centraal staan.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkstijl helpt je om meerdere taken, deadlines en praktische vragen tegelijk beheersbaar te houden.
• Je communiceert helder en professioneel met uiteenlopende contactpersonen; dat is belangrijk omdat je als administratief coördinator vaak informatie verbindt en verwachtingen afstemt.
• Discretie, verantwoordelijkheidszin en een servicegerichte ingesteldheid maken het mogelijk om vertrouwelijke informatie correct te behandelen en anderen efficiënt te ondersteunen.
• Je werkt vlot met courante kantoorsoftware en leert nieuwe systemen of werkwijzen zonder onnodige drempels aan.