Office Manager

Lagom Engineering Oost-Vlaanderen; Sint-Laureins; On-site; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Job summary

Lagom Engineering Oost-Vlaanderen zoekt een gedreven office manager die het secretariaat van een organisatie met ruim 100 medewerkers en 15 steden en gemeenten soepel laat draaien. Je leidt een team van circa 5 medewerkers en zorgt voor een vlotte dagelijkse werking van het algemeen secretariaat.

Je stroomlijnt administratieve workflows, beheert documentenstromen en bereidt bestuursvergaderingen voor. Samen met IT stuur je digitaliseringsprojecten en klassementssystemen aan om efficiëntie te

Qualifications

• Leiding geven aan een team van circa 5 medewerkers en zorgen voor een vlekkeloze dagelijkse werking van het secretariaat.
• Optimaliseren van administratieve workflows, procedures en documentenstromen.
• Voorbereiden van bestuursorganen zoals Raad van Bestuur en Algemene Vergadering.
• Coördineren van uitgaande en inkomende communicatie, klachtenbeheer en eerstelijnsinformatie.
• Sturing geven aan digitaliseringsprojecten en klassementssystemen in samenwerking met IT.

Responsibilities

• Leidinggeven aan team van circa 5 medewerkers en verantwoordelijk voor een vlotte werking van het secretariaat.
• Stroomlijnen van administratieve workflows en documentenstromen.
• Voorbereiden van bestuursorganen zoals Raad van Bestuur en Algemene Vergadering.
• Coördineren van communicatie en klachtenbeheer.
• Begeleiden van digitaliseringsprojecten en klassementssystemen met IT.

Skills

Leidinggeven aan team

Procesoptimalisatie

Administratief beheer

Communicatie

Job description

Heb jij een scherp oog voor het stroomlijnen van administratieve processen en weet je een team als geen ander te motiveren? Neem je graag de leiding in een omgeving waar structuur en efficiëntie centraal staan, en wil je écht impact maken op een organisatie die bijdraagt aan een duurzamere maatschappij? Dan is deze rol als cruciale spilfiguur exact wat je zoekt!

De organisatie is al meer dan 45 jaar een gevestigde waarde en marktleider binnen de milieudienstverlening en duurzaamheidssector. Met een hecht team van ruim 100 enthousiaste medewerkers ontzorgen we dagelijks meer dan 15 steden en gemeenten, goed voor een maatschappelijke dienstverlening aan meer dan 290.000 inwoners. Jaarlijks verwerken we tientallen duizenden tonnen materiaal op een milieuvriendelijke en kwalitatieve wijze.

Met een stabiele verankering, continue investeringen in modernisering en een warme, collegiale bedrijfscultuur bieden wij een werkomgeving waarin innovatie, maatschappelijk nut en welzijn op het werk hand in hand gaan.

Als office manager speel je hierin een cruciale rol door de administratieve processen in goede banen te leiden en jouw team dagelijks te ondersteunen en te motiveren.

Wat houd de job in?

• Samen met jouw team van een 5-tal medewerkers borg je de dagelijkse, vlotte werking van het algemeen secretariaat.
• Binnen de organisatie stroomlijn en optimaliseer je administratieve workflows, procedures en documentenstromen.
• Als rechterhand van de directie bereid je bestuursorganen (zoals de Raad van Bestuur en Algemene Vergadering) inhoudelijk en organisatorisch voor.
• De coördinatie van de uitgaande en inkomende communicatie, het klachtenbeheer en de eerstelijnsinformatie valt onder jouw verantwoordelijkheid.
• In nauwe samenwerking met IT stuur je digitaliseringsprojecten en klassementssystemen aan.