Office Administrator

CHAUVET EUROPE; Deinze; On-site; EUR 26,000 - 42,000; Full time

Job summary

CHAUVET EUROPE zoekt een Administratief Medewerker die het centrale aanspreekpunt is op kantoor. Je combineert onthaal, administratieve ondersteuning en facilitaire taken om een vlotte dagelijkse werking te garanderen.

Je draagt bij aan een nette werkomgeving, efficiëntie in processen en ondersteuning van de financiële administratie, waaronder het verwerken van documenten en betalingstrajecten. Je werkt nauwkeurig en klantvriendelijk voor medewerkers, klanten en leveranciers.

Qualifications

• Ervaring met kantooradministratie en receptie is gewenst.

Responsibilities

• Verwelkomen bezoekers en ontvangen telefoon- en e-mailcontact.
• Ondersteunen dagelijkse kantoorwerkzaamheden en vergaderruimtes beheren.
• Beheren voorraad en contacten leggen met leveranciers.
• Verwerken en opvolgen van aankoopfacturen en financiële documenten.
• Ondersteunen bij interne rapportages en trainingen/evenementen.

Skills

Onthaal en gastvrijheid

Administratieve ondersteuning

Facilitair management

Klant- en leverancierscontact

Communicatie

Job description

Als Administratief Medewerker ben je het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie en zorg je voor een vlotte dagelijkse werking van het kantoor. Je combineert onthaal, administratieve ondersteuning en facilitaire taken, waarbij je zowel medewerkers, klanten als bezoekers op een professionele en gastvrije manier ondersteunt.

Je draagt bij aan een verzorgde werkomgeving, een optimale bezoekerservaring en een efficiënte administratieve opvolging van diverse processen binnen de organisatie.

Daarnaast neem je een belangrijke rol op in de ondersteuning van de financiële administratie. Je verwerkt en volgt financiële documenten op en levert een actieve bijdrage aan boekhoudkundige processen. Dankzij je nauwkeurige aanpak zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van financiële en administratieve gegevens.

Wat are je verantwoordelijkheden:

• Je staat in voor het telefonisch en persoonlijk onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers.
• Je ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en het beheer van vergaderzalen, gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten.
• Je volgt het voorraadbeheer op en onderhoudt contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Je verzorgt de opvolging van aankoopfacturen, financiële documenten en bijhorende administratieve processen op een correcte en tijdige manier.
• Je verzamelt, verwerkt en levert gegevens aan voor interne rapporteringen.
• Je draagt bij aan de organisatie van trainingen, evenementen en andere interne activiteiten.
• Je voert uiteenlopende administratieve en organisatorische taken uit ter ondersteuning van verschillende afdelingen.