Office Manager

ACTIEF NV; Herent; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

ACTIEF NV zoekt een gedreven Office Manager die het kantoor in Herent vlot laat verlopen. Je zorgt voor facilitaire zaken, bewaakt het wagenpark en beheert stock en administratie vanuit het hoofdkantoor.

Je ondersteunt de HR Manager, plant en coördineert vergaderingen en evenementen en beheert agenda's van bestuurders. Je levert administratieve support bij projecten, presentaties en contracten en regelt meetings en zakenreizen.

Responsibilities

• Zorgen voor een vlot draaiend kantoor en beheer van faciliteiten.
• Beheren van wagenpark, onderhoud en verzekeringen.
• Stockbeheer en plaatsen/ volgen van bestellingen.
• Beheren verzekeringsdossiers en administratieve opvolging.
• Ondersteunen HR Manager bij administratie.
• Organiseren interne en externe vergaderingen en evenementen.
• Beheren agenda's van bestuurders en voorbereiden vergaderingen.
• Volgen van dossiers en tijdige informatie beschikbaar stellen.
• Ondersteunen bij presentaties, contracten en projecten.
• Organiseren meetings, events en zakenreizen.

Job description

Ben jij iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Dan ben jij de persoon die we zoeken!

Als Office Manager speel je een cruciale rol in de dagelijkse werking van het bedrijf. Je zorgt ervoor dat achter de schermen, vanuit het hoofdkantoor in Herent, alles vlot verloopt en neemt heel wat praktische en administratieve verantwoordelijkheden op.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Je zorgt voor een vlot draaiend kantoor en neemt het facility management voor je rekening.
• Je beheert het wagenpark en volgt onderhoud, keuringen, verzekeringen en andere praktische zaken op.
• Je staat in voor het stockbeheer en plaatst en volgt bestellingen op.
• Je beheert de verschillende verzekeringsdossiers en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.
• Je ondersteunt de HR Manager bij diverse administratieve taken.
• Je organiseert interne en externe vergaderingen en evenementen.
• Je beheert agenda's van de bestuurders en helpt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen.
• Je volgt afspraken en dossiers mee op en zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig beschikbaar is.
• Je ondersteunt bij presentaties, contracten en projecten.
• Je neemt waar nodig de praktische organisatie van meetings, events en zakenreizen op jou.