Office Coördinator

WaW; Schoten; On-site; EUR 33,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Uitgebreide onboarding

Job summary

WaW zoekt een Office Coördinator / Receptionist(e) in Antwerpen-Schoten om kantoorprocessen te stroomlijnen, bezoekers professioneel te ontvangen en administratieve taken te coördineren. Je bent het logistieke hart van het kantoor en werkt actief samen met HR en directie.

Je hebt een hands-on mentaliteit, bent georganiseerd en kunt multitasken tussen receptie, administratie en praktische taken. Ervaring in een internationale omgeving is een pluspunt en je beheerst Nederlands vloeiend met

Qualifications

• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je bent vriendelijk, communicatief en klantgericht.
• Je ziet werk en neemt initiatief.
• Je schakelt gemakkelijk tussen administratie, onthaal en praktische taken.
• Je bent flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Je bent een echte teamplayer.
• Je spreekt vlot Nederlands en hebt een basiskennis Frans en Engels.
• Ervaring binnen een internationale werkomgeving is mooi meegenomen.

Responsibilities

• Beantwoorden inkomende telefoons en doorverbinden naar de juiste collega.
• Ontvangen en registreren van bezoekers en chauffeurs en zorgen voor een professioneel onthaal.
• Beheren van inkomende en uitgaande post.
• Ondersteunen HR bij verschillende administratieve taken en up-to-date houden van interne gegevens.
• Zorg dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn.
• Bestellen kantoorbenodigdheden en controleren leveringen.
• Beheer praktische zaken zoals EHBO-materialen en broodjesbestellingen.
• Samen met collega's zorgen voor orde, hygiëne en veiligheid op kantoor.
• Ondersteunen directie bij praktische organisatie van evenementen en interne communicatie.

Skills

Administratief sterk

Klantgericht

Initiatief

Organisatie

Teamplayer

Nederlands

Frans basis

Engels basis

Internationale ervaring

Job description

Ben jij iemand die graag orde schept, mensen helpt en ervoor zorgt dat alles op kantoor vlot verloopt? Hou je van een afwisselende functie waarin administratie, onthaal, organisatie en communicatie samenkomen? Dan is deze job als Office Coördinator / Receptionist(e) misschien helemaal jouw ding.

Je bent het centrale aanspreekpunt op kantoor en zorgt ervoor dat bezoekers, chauffeurs én collega's steeds vriendelijk en professioneel worden verdergeholpen. Tegelijk hou jij achter de schermen heel wat praktische en administratieve zaken draaiende.

Geen dag ziet er helemaal hetzelfde uit. Je combineert receptie en administratie met een flinke portie organisatie:

• Je beantwoordt inkomende telefoons en verbindt deze door naar de juiste collega.
• Je ontvangt en registreert bezoekers en chauffeurs en zorgt voor een professioneel en gastvrij onthaal.
• Je beheert de inkomende en uitgaande post.
• Je ondersteunt HR bij verschillende administratieve taken en houdt interne gegevens en adresboeken up-to-date.
• Je zorgt dat vergaderzalen netjes en gebruiksklaar zijn.
• Je bestelt kantoorbenodigdheden en volgt leveringen op.
• Je beheert praktische zaken zoals EHBO-materialen en broodjesbestellingen.
• Je houdt mee een oogje op orde, hygiëne, veiligheid en praktische zaken rond het gebouw.
• Je ondersteunt de directie bij de praktische organisatie van evenementen.
• Je verzorgt interne communicatie, zoals mailings, aankondigingen, verjaardagen en andere updates.
• Je helpt interne feestjes en activiteiten organiseren.

Kortom: jij bent diegene die ervoor zorgt dat het kantoor goed draait en mensen zich welkom voelen

Voor deze functie als Office Coördinator / Receptionist(e) zoeken we vooral een enthousiaste en toegankelijke collega die graag verantwoordelijkheid opneemt.

• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je bent vriendelijk, communicatief en klantgericht.
• Je ziet werk en neemt graag zelf initiatief.
• Je bent organisatorisch sterk en houdt het overzicht wanneer verschillende zaken tegelijk op je afkomen.
• Je schakelt gemakkelijk tussen administratie, onthaal en praktische taken.
• Je bent flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Je bent een echte teamplayer met een hands-on mentaliteit.
• Je spreekt vlot Nederlands en hebt een basiskennis Frans en Engels.
• Ervaring binnen een internationale werkomgeving is mooi meegenomen.

Als Office Coördinator / Receptionist(e) kom je terecht in een internationale logistieke omgeving met een collegiale en dynamische werksfeer.

Daarnaast mag je rekenen op:

• een brutoloon tussen €3.000 en €3.500, afhankelijk van ervaring;
• maaltijdcheques en ecocheques;
• een groepsverzekering;
• een hospitalisatieverzekering;
• een uitgebreide onboarding en ondersteuning;
• een functie met veel afwisseling, persoonlijk contact en ruimte om mee te denken.

Ben jij graag de spilfiguur van een kantoor en krijg je energie van een job waarin mensen, administratie en organisatie samenkomen? Dan leren we je graag kennen!