Onthaalbediende

Jobat; Schoten; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Jobat zoekt een Office Coördinator in Schoten die als kloppend hart van het kantoor zorgt voor een vlotte werking. Je ontvangt bezoekers, registreert voertuigen en beheert de post en interne contactkanalen.

Daarnaast organiseer je vergaderzalen, bestel je benodigdheden en bewaak je hygiëne en veiligheid. Je ondersteunt HR en helpt bij interne communicatie en evenementen, zodat collega’s ongestoord kunnen werken.

Qualifications

• Organisatietalent en servicegerichte aanpak.
• Kantooradministratie en HR-ondersteuning.
• Vriendelijke ontvangst van collega's, bezoekers en chauffeurs.
• Interne communicatie en coördinatie van events en activiteiten.

Responsibilities

• Beheer inkomende en uitgaande post en up-to-date houden van adresboeken.
• Ontvangen en registreren van bezoekers en chauffeurs.
• Reserveer en organiseer vergaderzalen en kantoorbenodigdheden.
• Toezicht op hygiene, veiligheid en dagelijks kantoorbeheer.
• Interne mailings en aankondigingen voor medewerkers.
• Ondersteuning bij evenementen en teamactiviteiten.

Skills

Organisatievermogen

Gastvrije ontvangst

Servicegerichtheid

Job description

Jobomschrijving

Office Coördinator – Schoten

Ben jij een organisatorisch talent dat graag de handen uit de mouwen steekt?

Krijg je energie van een afwisselend takenpakket en ben je iemand die graag alles in goede banen leidt? Hou je ervan om mensen vriendelijk te ontvangen, collega’s te ondersteunen en ervoor te zorgen dat een kantoor vlot draait? Dan is deze functie als Office Coördinator misschien wel jouw volgende uitdaging!

Wat ga je doen?

Als Office Coördinator ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt en dat collega’s, bezoekers en chauffeurs kunnen rekenen op een professionele en gastvrije ontvangst.

Je takenpakket is gevarieerd en biedt heel wat ruimte voor initiatief:

• Administratie: Je beheert de inkomende en uitgaande post, houdt interne adresboeken up-to-date en biedt administratieve ondersteuning aan HR.
• Onthaal en communicatie: Je beantwoordt telefoons, verbindt oproepen door en ontvangt en registreert bezoekers en chauffeurs op een vriendelijke manier.
• Kantoororganisatie: Je reserveert en organiseert vergaderzalen, bestelt kantoorbenodigdheden, volgt leveringen op en zorgt ervoor dat onder meer EHBO-materialen steeds beschikbaar zijn. Ook de praktische organisatie van broodjesbestellingen neem je voor je rekening.
• Facilitymanagement: Je waakt mee over de hygiëne, veiligheid en het dagelijkse beheer van het gebouw.
• Interne communicatie: Je verzorgt interne mailings, aankondigingen, verjaardagswensen en andere updates voor medewerkers.
• Events en activiteiten: Je ondersteunt de directie bij evenementen en helpt bij de organisatie van interne feestjes en teamactiviteiten.

Kortom: dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte aanpak kan iedereen zich focussen op zijn eigen werk.