Office Assistant

MetiSelect; Brussel; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

MetiSelect zoekt een Office Assistant voor een toonaangevend kantoor in Brussel. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten en partners en verzorgt een professionele ontvangst.

Je beheert telefoons, vergaderzalen en poststromen en ondersteunt administratieve processen met oog voor detail. Een dynamische werkomgeving en ruim klantencontact kenmerken deze rol.

Qualifications

• Vloeiende communicatie in Nederlands, Frans en Engels.
• Goede kennis van Microsoft Office 365 en werking van de toepassingen.
• Sociaal, klantgericht en professioneel overkomend.

Responsibilities

• Professioneel en gastvrij ontvangen van cliënten, bezoekers en zakenpartners.
• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en doorverwijzen van vragen.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderzalen en zorgen voor een verzorgde ontvangst.
• Coördineren van inkomende en uitgaande post, koerierdiensten en leveringen.
• Ondersteunen van diverse administratieve taken zoals documentbeheer en archivering.
• Beheren van kantoor- en verbruiksbenodigdheden en contact met leveranciers.
• Zorgen voor een ordelijke, professionele en aangename kantooromgeving.
• Ondersteuning bieden aan collega's voor een vlotte dagelijkse werking.

Skills

Dutch

French

English

MS Office 365

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Onze klant. Onze klant is een toonaangevend advocatenkantoor. Hun ambitie is om de voorkeurspartner te zijn op het gebied van vennootschapsrecht en procesvoering voor zowel Belgische als internationale ondernemingen. Hun aanpak wordt gekenmerkt door juridisch advies op topniveau, volledig afgestemd op de specifieke noden van de cliënt, met een constante focus op kwaliteit, consistentie en vertrouwen.

Profiel

We zoeken iemand die professionaliteit combineert met een servicegerichte instelling. Je haalt voldoening uit het helpen van anderen en zorgt er van nature voor dat cliënten, bezoekers en collega's zich welkom en goed geholpen voelen. Je herkent jezelf in het volgende:

• Je communiceert vlot in het Nederlands, Frans en Engels;
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office 365 en werkt vlot met de toepassingen;
• Je bent sociaal en klantgericht en komt professioneel en verzorgd over;
• Je neemt ownership, denkt vooruit en zoekt proactief naar oplossingen;
• Je werkt georganiseerd en nauwkeurig en hebt oog voor detail;
• Je weet goed om te gaan met wisselende prioriteiten en blijft ook op drukke momenten rustig en efficiënt;
• Je bent betrouwbaar en discreet en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie;
• Je voelt je thuis in een dynamische werkomgeving waar geen dag helemaal hetzelfde is;
• Je bent een echte teamplayer die graag samenwerkt en spontaan bijspringt waar nodig.

Functie

Als Office Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten, bezoekers en zakenpartners. Met jouw professionele uitstraling, oog voor detail en positieve houding zorg je ervoor dat elk contact de kwaliteit, zorg en service uitstraalt.

• Het professioneel en gastvrij ontvangen en begeleiden van cliënten, bezoekers en zakenpartners;
• Het beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en ervoor zorgen dat vragen snel en correct bij de juiste persoon terechtkomen;
• Het voorbereiden en opvolgen van vergaderzalen en bijdragen aan een verzorgde en hoogwaardige ontvangst van cliënten;
• Het coördineren van inkomende en uitgaande post, koerierdiensten en leveringen;
• Het ondersteunen van diverse administratieve taken, zoals documentbeheer, archivering en printwerk;
• Het opvolgen van kantoor- en verbruiksbenodigdheden en, waar nodig, contact onderhouden met leveranciers;
• Het mee bewaken van een ordelijke, professionele en aangename kantooromgeving;
• Het bieden van praktische ondersteuning aan collega's en zo bijdragen aan een vlotte dagelijkse werking van het kantoor.

Aanbod

• Vaste werkuren van 11.00 tot 19.00 uur.
• Aantrekkelijk salarispakket met passende arbeidsvoorwaarden.
• Een veelzijdige en afwisselende functie met veel menselijk contact en verantwoordelijkheid.
• Een rol waarin je een zichtbare bijdrage levert aan de dagelijkse ervaring van cliënten, bezoekers en collega's.
• Moderne kantoren in het hart van Brussel, met een aangename en ondersteunende teamsfeer.