AGO Select: Office Manager

AGO Jobs& HR EEKLO; Eeklo; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

AGO Jobs& HR EEKLO zoekt een Office Manager die een centrale rol inneemt in de organisatie, het secretariaat coördineert en directie en besturen professioneel ondersteunt. U stuurt en motiveert een team van administratieve en schoonmaakmedewerkers, bewaakt proceskwaliteit en onderhoudt contacten met externe instanties en leveranciers. Verantwoordelijkheden omvatten vergaderingen, verslaggeving en contractbeheer.

Qualifications

• Aansturen en begeleiden van administratieve medewerkers en schoonmaakmedewerkers.
• Verzorgen van vergaderingen, agenda's en verslaggeving.
• Beoordelen en optimaliseren van administratieve processen en projecten beheren.
• Contacten met externe instanties en opvolging van contracten en dossiers.

Responsabilités

• Centrale rol binnen de organisatie en schakel tussen diensten.
• Organiseren en coördineren van dagelijkse secretariaatswerk.
• Opstellen van agenda's en verslaggeving.
• Beheren van documenten op juridische en administratieve correctheid.
• Coördineren van aankoopdossiers en ondersteuning bij overheidsopdrachten.
• Dossiers opvolgen van aanvraag tot gunning en contracten beheren.

Connaissances

Teamleiding

Organisatie

Coördinatie

Description du poste

Als Office Manager neem je een centrale rol op binnen de organisatie en zorg je ervoor dat alles administratief vlot en correct verloopt. Je bent de schakel tussen verschillende diensten en ondersteunt de directie en bestuursorganen op professioneel niveau.

• Het organiseren en coördineren van de dagelijkse werking van het secretariaat.
• Het aansturen, motiveren en begeleiden van een team van administratieve medewerkers en schoonmaakmedewerkers.
• Waken over een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening voor zowel interne als externe contacten.
• Het analyseren, beschrijven en optimaliseren van administratieve processen en hierbij projecten in goede banen leiden.
• Het voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda's en verzorgen van een correcte verslaggeving en opvolging van beslissingen.
• Het controleren van documenten op juridische en administratieve correctheid.
• Het onderhouden van contacten met externe instanties rond administratieve dossiers.
• Het coördineren van aankoopdossiers en ondersteunen van collega's bij aankoopprocedures en overheidsopdrachten.
• Het opvolgen van dossiers van aanvraag tot gunning, alsook het beheren en opvolgen van contracten.