Office & Administration Coordinator M/V/X

Actiris; Machelen; Remote; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

Actiris zoekt een gemotiveerde Office & Administration Coordinator die zorgt voor een vlotte dagelijkse werking en een professioneel onthaal. Je bent trekker van het kantoor en neemt ownership over de receptie.

Je taken omvatten bezoekersontvangst, inkomende communicatie, agendabeheer, dossierverwerking en logistieke support voor het team. Je werkt drietalig (Engels, Nederlands, Frans) en zoekt langetermijnsamenwerking binnen een stabiele werkomgeving.

Qualifications

• Drie talen met uitstekende mondelinge vaardigheden: Engels, Nederlands en Frans.
• Klant- en contactgericht met sterke communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Beheren van inkomende telefoons, e-mails en post.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers, klanten en leveranciers.
• Inplannen en coördineren van vergaderingen en vergaderzalen.
• Ondersteunen van administratieve processen zoals documentbeheer en dossieropvolging.
• Regelen van logistieke ondersteuning zoals transport en catering.
• Ondersteunen van collega's en management met office taken.

Skills

Engels (zeer belangrijk)

Nederlands

Frans

Job description

Deze organisatie combineert de kracht van een wereldwijde marktleider met de warme, persoonlijke sfeer.

Ben jij een organisatietalent dat energie haalt uit een gevarieerd takenpakket en graag het aanspreekpunt van een kantooromgeving bent? Voor onze klant zijn we op zoek naar een enthousiaste Office & Administration Coordinator die zorgt voor een vlotte dagelijkse werking en een professioneel onthaal.

Je takenpakket omvat onder andere:

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers, klanten en leveranciers;
• Beheren van inkomende telefoons, e-mails en post;
• Inplannen en coördineren van vergaderingen, afspraken en vergaderzalen;
• Ondersteunen van administratieve processen zoals documentbeheer, klassement en dataverwerking;
• Verwerken, controleren en opvolgen van administratieve dossiers en gegevens;
• Regelen van transport, taxi's, catering en andere logistieke ondersteuning;
• Bestellen en opvolgen van kantoorbenodigdheden en onderhouden van contacten met leveranciers;
• Verzorgen van diverse office support taken ter ondersteuning van collega's en management.
• Sterke motivatie, energie en drive: je wil dit écht doen en neemt ownership over de receptie;
• Bereid om naast onthaal ook andere ondersteunende taken op te nemen;
• Drietalig met zeer goede mondelinge kennis van: Engels (zeer belangrijk), Nederlands,Frans
• Gezond boerenverstand en een hands-on mentaliteit;
• Juniorprofiel dat wil groeien binnen een organisatie met doorgroeimogelijkheden;
• Interesse in een langetermijnsamenwerking binnen een menselijke, stabiele werkomgeving.