Management assistant met adviesrol

MetiSelect; Diegem; Hybrid; EUR 22,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

4/5-tewerkstelling

Flexibele kantooruren

Thuiswerk mogelijk

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Laptop ter beschikking

Gsm bespreekbaar

Ruimte voor zelfstandig werken

Job summary

MetiSelect zoekt een Management Assistant die dossierbeheer, adviesverlening en de dagelijkse secretariaatsorganisatie combineert binnen een kleinschalige gezondheidszorgorganisatie.

Je werkt samen met externe consultants en bewaakt wettelijke termijnen, zodat processen correct en tijdig verlopen. Een flexibele 4/5-werkregeling en kantorumspectuur worden geboden, met mogelijk thuiswerk en ondersteunend team.

Qualifications

• Dossiers opvolgen binnen wettelijke termijnen.
• Precisie en zorgvuldigheid bij afhandelen van taken.
• Integriteit en betrouwbaarheid bij omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Dossiers en aanvragen opvolgen binnen wettelijke termijnen.
• Zittingen inplannen en voorbereiden, informatie opvragen, beslissen versturen.
• Beroepsdossiers beheren en opvolging verzorgen.
• Ondernemingen adviseren over de deontologische regels en procedures.
• Vragen beantwoorden via telefoon en e-mail, websitecommunicatie verzorgen.
• Facturen en creditnota’s opstellen en basisboekhouding ondersteunen.

Skills

Nederlands

Frans

Engels

Job description

Als Management Assistant combineer je dossierbeheer, adviesverlening en de dagelijkse organisatie van het secretariaat. Je werkt bij een kleinschalige organisatie binnen de gezondheidssector. Onze klant. Onze klant is een kleinschalige organisatie die bijdraagt aan ethische en transparante relaties binnen de gezondheidssector. De werking combineert juridische en medisch-farmaceutische onderwerpen. Een klein vast team werkt samen met externe consultants. Collega's bieden ondersteuning en zijn bereikbaar voor vragen, zodat je bij twijfel kan overleggen.

Profiel.

• Je begrijpt en gebruikt het Nederlands, Frans en Engels voldoende om dossiers op te volgen en vragen te beantwoorden. Een goede beheersing van het Nederlands is cruciaal.
• Nauwkeurigheid staat voorop. Je werkt precies en neemt de tijd om taken correct af te handelen.
• Integriteit en betrouwbaarheid kenmerken je aanpak. Met vertrouwelijke informatie ga je zorgvuldig om en je communiceert eerlijk.
• Verantwoordelijkheidsgevoel blijkt uit het respecteren van wettelijke deadlines en procedures. Bij twijfel vraag je hulp voordat je advies geeft.

Daarnaast zijn deze eigenschappen een pluspunt maar geen vereiste.

• Interesse in de gezondheidssector en de ethische of juridische aspecten ervan.
• Adviesvaardigheden om regels begrijpelijk uit te leggen en ondernemingen verder te helpen, ook bij kritische reacties.
• Zelfstandigheid en initiatief om het werk te organiseren en taken actief op te nemen.

Functie.

Een correcte en tijdige behandeling van dossiers staat centraal in deze functie. Daarnaast ondersteun je de administratieve werking en onderhoud je contact met ondernemingen en zorgprofessionals. Daarbij geef je duidelijke informatie over de geldende regels en procedures.

• Dossiers en aanvragen opvolgen binnen de wettelijke termijnen.
• Zittingen inplannen en voorbereiden, bijkomende informatie opvragen en beslissingen versturen.
• Beroepsdossiers beheren en de verdere opvolging verzorgen.
• Ondernemingen adviseren over de deontologische regels en bijbehorende procedures.
• Vragen beantwoorden via telefoon en e-mail en de communicatie via de website verzorgen.
• Facturen en creditnota's opstellen en de basisboekhouding opvolgen met ondersteuning van een externe boekhouder.
• Betalingen uitvoeren via onlinebankieren.
• Het secretariaat organiseren, post verwerken en bestellingen voor het kantoor beheren.

Afhankelijk van je interesse en in overleg kan het takenpakket uitbreiden met het geven van infosessies, online of bij ondernemingen.

Aanbod.

• Bij voorkeur een 4/5-tewerkstelling. Voltijds werken is bespreekbaar en omvat 38 uur per week, zonder adv-dagen.
• Flexibele kantooruren, met ruimte om vroeger of later te starten.
• Verschillende mogelijkheden om het 4/5-regime in te vullen: kortere werkdagen, twee halve vrije dagen of één volledige vrije dag.
• Mogelijkheid tot thuiswerk, gecombineerd met enkele dagen aanwezigheid per week op kantoor in.
• Maaltijdcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering.
• Een laptop ter beschikking. Een gsm is bespreekbaar.
• Een gevarieerde functie met ruimte voor zelfstandig werken en initiatief.
• Ondersteuning en begeleiding vanuit een klein team.
• Mogelijkheid om het takenpakket uit te breiden met het geven van infosessies.