Management Assistant

Jobat; Sint-Joost-ten-Node; In loco; EUR 35.000 - 48.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Jobat zoekt voor een gespecialiseerd advocatenkantoor in Brussel een management assistant. Je bent de administratieve rechterhand van een team advocaten en zorgt dat de kantoororganisatie op rolletjes loopt.

Je taken bestaan uit agendabeheer, e-mail en briefwisseling, eerste telefooncontact met cliënten (mogelijk in Frans of Engels), opmaak van documenten in Word en PowerPoint, lay-out en het voorbereiden van presentaties voor cliënten en vergaderingen.

Mansioni

• Agendabeheer en opvolging van deadlines.
• Beheer van interne en externe mails en briefwisseling.
• Eerst telefonisch contact met cliënten (mogelijk in Frans/Engels).
• Opstellen of herlezen van Word/PowerPoint-documenten en lay-out.
• Presentaties voor cliënten en seminars/preparatie.
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden.
• Cliëntendossiers up-to-date houden (papier en digitaal).
• Tijdsprestaties invoeren in software en opvolgen van facturatie.
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting.
• Cliëntengegevens invullen in de database.
• Standaard e-mails opmaken voor gerechtelijke procedures.
• Deadlines invoeren in de procedurekalender en conclusies neerleggen.

Strumenti

Word

PowerPoint

Descrizione del lavoro

De maatschappij is een gespecialiseerd advocatenkantoor

Jobomschrijving

Als management assistant heb je een gevarieerd takenpakket met boeiende verantwoordelijkheden.

Je bent de administratieve rechterhand van een team van advocaten en mede dankzij jou draait de administratie van het kantoor op wieltjes. Je bent tewerkgesteld in ons kantoor te Brussel.

Je taken zijn onder andere:

• Agendabeheer en opvolging deadlines;
• Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling;
• Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels);
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay-out;
• Presentaties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden;
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden;
• Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers;
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s;
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting;
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database;
• Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures;
• Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools;