Management Assistant Hasselt (Deeltijds 28u/week) (H/F/X)

THE PROFILE GROUP; Limburg; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Claeys & Engels in Hasselt zoekt een management assistant die de administratieve rechterhand is van een team advocaten. Je beheert agenda's, behandelt inkomende mails en brieven, en verzorgt documenten in Word en PowerPoint met aandacht voor lay-out en stijl.

Je bereidt presentaties voor cliënten en seminars voor, organiseert vergaderingen en houdt dossiers up-to-date, inclusief tijdsregistratie en facturatie. Je werkt nauwkeurig en communiceert vloeiend Frans of Engels bij contact met cliënten.

Qualifications

• Bewezen ervaring als management assistant in een kantooromgeving.
• Inzicht in administratieve processen en documentbeheer.
• Vloeiende communicatie in het Frans of Engels is een pluspunt.

Responsibilities

• Agendabeheer en opvolging van deadlines.
• Beheer van interne en externe mails en briefwisseling.
• Eerste telefoongesprek met cliënten in TEN punten Frans of Engels.
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/PowerPoint en lay-out verzorgen.
• Presentaties voor cliënten en seminars voorbereiden.
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden.
• Klantendossiers up-to-date houden (papieren en digitaal).
• Tijdregistratie invoeren en facturatie opvolgen.

Skills

Agendabeheer

E-mailbeheer

Telefonisch contact

Documenten opstellen (Word/PowerPoint)

Lay-out verzorgen

Presentaties maken

Vergaderingen organiseren

Klantendossiers bijwerken

Facturatie opvolgen

Financiële administratie

Tools

Word

PowerPoint

Job description

Als management assistant bij Claeys & Engels heb je een gevarieerd takenpakket met boeiende verantwoordelijkheden. Je bent de administratieve rechterhand van een team van advocaten en mede dankzij jou draait de administratie van het kantoor op wieltjes. Je bent tewerkgesteld in ons kantoor te Hasselt. Je taken zijn onder andere:

• Agendabeheer en opvolging deadlines;
• Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling;
• Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels);
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay‑out;
• Presentaties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden;
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden;
• Cliëntendossiers up‑to‑date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers;
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s;
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting;
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database;
• Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures;
• Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools;