Management Assistant Hasselt (Deeltijds 28u/week)

Jobat; Hasselt; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Telewerk mogelijk

Teamspirit en flexibiliteit

Job summary

Claeys & Engels zoekt een gedreven administratieve medewerker die verantwoordelijk is voor agenda- en e-mailbeheer, het voorbereiden van documenten en presentaties, en het up-to-date houden van cliëntendossiers. Je werkt op het Hasselt-kantoor en verzorgt documenten in Word/PowerPoint met aandacht voor lay-out en deadlines.

Je hebt klantgericht contact, mogelijk in Frans of Engels, en ondersteunt bij vergaderingen, webinars en seminars.

Responsibilities

• Agendabeheer en opvolging deadlines
• Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling
• Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels)
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay-out
• Presentaties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden
• Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database
• Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures
• Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools

Job description

**Claeys & Engels** is een kantoor met een 100-tal advocaten verspreid over 6 steden (Brussel, Antwerpen, Gent, Kortrijk, Luik en Hasselt). Claeys & Engels biedt een volledig reeks aan juridische diensten op alle gebieden die betrekking hebben op human resources. Als marktleider verstrekken wij advies aan zowel nationale als internationale cliënten.

• We zijn een **werkgever op mensenmaat**: groot genoeg voor een brede scope en interessante projecten, maar klein genoeg om iedereen bij naam te kennen.
• Bij ons wordt er **hard gewerkt én hard gelachen**: we houden van kwalitatief, efficiënt en to-the-point werk, maar ook van onze hartelijke sfeer en ontspannende momenten samen - zoals onze jaarlijkse revue en Sunday Funday!
• In onze nieuwe, state-of-the-art kantoren is het zalig werken. Met mogelijkheid tot telewerk, zorgen we voor **goede mix tussen flexibiliteit én teamspirit**.

Je bent tewerkgesteld in ons kantoor te **Hasselt**.

Jobomschrijving

• Agendabeheer en opvolging deadlines;
• Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling;
• Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels);
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay-out;
• Presentaties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden;
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden;
• Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers;
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s;
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting;
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database;
• Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures;
• Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools;