Management assistant

Everest Urban Living; Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Everest Urban Living zoekt een management assistant die dagelijks de administratie en vastgoedprojecten ondersteunt. Je werkt bij voorkeur op zelfstandige basis en bewaakt de planning en financiën met aandacht voor kwaliteit en klanttevredenheid.

Je beheert mailboxen, agenda’s en documenten, coördineert leveringen en reizen en houdt dossiers up-to-date in een dynamisch vastgoedbedrijf.

Qualifications

• Brede ervaring in administratieve functies.
• Inzicht in kantoorbeheer en organisatie.
• Kennis van projectadministratie en leveranciersopvolging.

Responsibilities

• Administratie en kantoorbeheer: mailboxen, agenda’s, post, bestellingen en leveranciers opvolgen en afspraken, opleidingen en zakenreizen organiseren.
• Financiële ondersteuning: facturen verwerken in Exact Online, projectkosten controleren, betalingslijsten voorbereiden en factuurcorrecties.
• Verkoop- en klantenadministratie: kopersdossiers, aktes, btw-documenten, betalingsschijven, meerwerken en eindafrekeningen beheren, in overleg met kopers, klantenopvolgers en notarissen.
• Projectondersteuning: werklmeldingen, planaanvragen, opleveringen en overleg met syndici administratief ondersteunen en projectoverzichten actueel houden.
• Dossierbeheer: digitale documenten, e-Box en toegangsrechten beheren en belasting-, leegstands-, bezwaar- en schadedossiers opvolgen.
• Praktische opvolging: interim- en jobstudentenadministratie behandelen.
• Je werkt graag zelfstandig, gestructureerd en neemt initiatief bij meerdere taken.

Skills

Administratie

Kantoorbeheer

Facturatie/financiële administratie

Klantenadministratie

Projectondersteuning

Dossierbeheer

Interim administratie

Tools

Excel

Outlook

SharePoint

Exact Online

Oodoo

Job description

Bij Everest Urban Living zoeken we een management assistant, bij voorkeur op zelfstandige basis, die onze dagelijkse werking en vastgoedprojecten administratief ondersteunt. We zoeken iemand voor 3/5e of 4/5e ondersteuning.

Wij zijn een dynamisch vastgoedbedrijf met een duidelijke ambitie: kwalitatieve projecten ontwikkelen die sterke resultaten combineren met duurzame meerwaarde voor hun omgeving, klanten en partners.

Dat doen we met een gedreven team dat ondernemerschap, verantwoordelijkheid en samenwerking centraal stelt. Om onze verdere groei te ondersteunen, zijn we op zoek naar een Management assistent die onze dagelijkse werking en vastgoedprojecten administratief ondersteunt.

• Administratie en kantoorbeheer: mailboxen, agenda’s, post, bestellingen en leveranciers opvolgen en afspraken, opleidingen en zakenreizen organiseren.
• Financiële ondersteuning: facturen verwerken in Exact Online, projectkosten controleren, betalingslijsten voorbereiden en factuurcorrecties.
• Verkoop- en klantenadministratie: kopersdossiers, aktes, btw-documenten, betalingsschijven, meerwerken en eindafrekeningen beheren, in overleg met kopers, klantenopvolgers en notarissen.
• Projectondersteuning: werkmeldingen, planaanvragen, opleveringen en overleg met syndici administratief ondersteunen en projectoverzichten actueel houden.
• Dossierbeheer: digitale documenten, e-Box en toegangsrechten beheren en belasting-, leegstands-, bezwaar- en schadedossiers opvolgen.
• Praktische opvolging: interim- en jobstudentenadministratie behandelen.
• Je hebt ervaring in een brede administratieve functie en werkt bij voorkeur op zelfstandige basis.
• Je werkt gestructureerd, stelt prioriteiten en volgt dossiers zelfstandig en nauwgezet op.
• Je neemt initiatief en schakelt vlot tussen verschillende taken.
• Je communiceert helder en vriendelijk en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent vlot met Excel, Outlook en digitale toepassingen. Kennis van Exact Online, SharePoint en Oodoo is een pluspunt.
• Ervaring in de bouw- of vastgoedsector is mooi meegenomen.

Een afwisselende functie, met verantwoordelijkheid en rechtstreeks contact met het team. Je bent betrokken bij uiteenlopende vastgoedprojecten en krijgt ruimte om mee te denken over een efficiënte administratie. Onze voorkeur gaat uit naar een samenwerking op zelfstandige basis.

Brusselsestraat 76
9200 Dendermonde
BE0803.960.843