Management Assistent – Leuven

Omnia NV; Leuven; Hybride; EUR 36 000 - 47 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Pensioenfonds

Hospitalisatieverzekering

Extra vakantiedagen

Fietsleasing

Telewerk 1 dag/week

Maaltijdcheques 10€

Résumé du poste

Omnia Travel zoekt een Management Assistant ter ondersteuning van het managementteam in Leuven. U beheert de agenda van de CEO, ontvangt bezoekers en behandelt inkomende post en telefoons.

Verder coördineert u vergaderingen, stelt verslagen op en ondersteunt u HR met personeelsdossiers en sollicitatiecorrespondentie. U opereert discreet en werkt met CRM en contractbeheer in een dynamisch team.

Qualifications

• Bachelor in Management Assistant of relevante ervaring van circa 5 jaar in dezelfde functie.
• Vloeiende beheersing van Nederlands en Engels; Frans is een plus.
• Goede kennis van Google Workspace en Office.
• Discretie en integriteit in vertrouwelijke informatie.

Responsabilités

• Je bent de rechterhand en vertrouweling van de CEO; agenda en bezoekers ontvangen.
• Beantwoordt telefoons en de algemene mailbox.
• Organisatie en voorbereiding van vergaderingen en opmaak van verslagen.
• Coördinatie van diverse projecten en rapportering.
• Beheer van CRM-Data en contractbeheer.
• Ondersteuning HR-Manager: personeelsdossiers en correspondentie.

Connaissances

Nederlands

Engels

Frans

Communicatievaardigheden

Initiatief

Multitasken

Klantgerichtheid

Discretie

Formation

Bachelor in Management Assistant

Outils

Google Workspace

Office

Description du poste

Als Management Assistant verleent u administratieve ondersteuning aan de leden van het management team. Je beheert een breed pakket van administratieve en organisatorische taken.

• Contract: voltijds – deeltijds 4/5

Bedrijfsinformatie

Omnia Travel, is een dynamische, middelgrote reisbureauketen en al méér dan 50 jaar actief in de domeinen zakenreizen, vakantiereizen en groepsreizen-incentives. Omnia Travel maakt deel uit van de KBC-groep. Omnia heeft haar hoofdkantoor te Leuven, voor persoonlijk en professioneel reisadvies ben je welkom in een van de vier verkooppunten: Antwerpen, Brussel, Gent en Leuven.

• Contract: voltijds – deeltijds 4/5

Functieomschrijving

Als Management Assistant verleent u administratieve ondersteuning aan de leden van het management team. Je beheert een breed pakket van administratieve en organisatorische taken, waaronder:

• Je bent de rechterhand en vertrouweling van de CEO en bent verantwoordelijk voor zijn agendabeheer, ontvangst van bezoekers.
• Je beantwoordt telefoons, algemene mailbox en volgt de binnenkomende post van het hoofdkantoor op.
• Organisatie en voorbereiding van vergaderingen met zowel interne als externe deelnemers en het opstellen van de verslagen en bijhorende activiteiten.
• Coördinatie van en medewerking aan zeer uiteenlopende projecten die aan u zijn toevertrouwd en/of die u noodzakelijk acht.
• Je hebt een vlotte pen en je zal bijdragen tot een heldere communicatie in het bedrijf.
• Als management assistant ben een eerstelijns vertrouwenspersoon, wat inhoudt dat je niet alleen discreet omgaat met vertrouwelijke informatie maar dat je ook toegankelijk bent voor alle belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
• Je biedt specifiek ondersteuning aan de HR-Manager u beheert:
  • de (digitale) personeelsdossiers
  • correspondentie met sollicitanten
  • de administratieve opvolging van het personeel
• Je biedt ondersteuning aan het managementteam in het algemeen qua meetings, opmaak verslagen en nalezen uitgaande rapporten.
• Je beheert de CRM-data en bent verantwoordelijk voor het contractmanagement.
• Bachelor in Management Assistant of relevante ervaring van +/- 5 jaar in dezelfde functie.
• U heeft reeds samengewerkt met managers van het hoger kader.
• Goed georganiseerd, loyaal, accuraat, discreet en betrouwbaar.
• Flexible en multi-tasker.
• Gezonde dosis communicatievaardigheden.
• U neemt initiatief en kunt zelfstandig werken.
• Resultaatgericht en intern/extern klantgericht.
• Vloeiende beheersing van het Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk) en van het Frans is een pluspunt.
• Goede kennis van Google Workspace (en/of Office).
• Een competitief loon in verhouding tot bovenstaand profiel met inbegrip van prestatiebonussen
• Tal van extralegale voordelen, zoals pensioenfonds, hospitalisatieverzekering, extra vakantiedagen, mogelijkheid tot fietsleasing, …..
• Mogelijkheid tot telewerk van 1 dag per week
• Een toffe werksfeer in een aangenaam kader
• Maaltijdcheques van 10€

Uw sollicitatie wordt discreet behandeld.
Beantwoordt u niet aan het gevraagde profiel, gelieve dan niet op deze vacature in te gaan.