Management Assistant

HR-Specialist; Brussel; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

Maaltijdcheques

Verzekering (hospitalisatie/groeps)

Openbaar vervoer vergoeding

Flexibele uren

Teamactiviteiten

Job summary

Een onafhankelijke Belgisch zakenadvocatenkantoor in Brussel zoekt een Management Assistant die de juridische partners en het team organisatorisch ondersteunt. Je beheert administratieve taken, agenda’s en dossiers zodat advocaten zich op hun juridisch werk kunnen richten.

Je taken omvatten onder meer het beheren van deadlines, het verwerken van post en e-mails, openen en updaten van cliëntendossiers, voorbereiden van timesheets en facturatie, opmaak van documenten en het regelen van reizen en

Qualifications

• Een bachelor of master in office management, paralegal of vertaling.
• Enkele jaren ervaring als assistant, bij voorkeur in de juridische sector.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans; Engels is sterk.
• Kennis van Word, Outlook, Excel en PowerPoint.
• Georganiseerd en blijft kalm bij drukte en veranderende prioriteiten.

Responsibilities

• Beheer agenda's en bewaak deadlines.
• Verwerk inkomende post en e-mails; volg correspondentie en documenten.
• Open cliëntendossiers en houd ze up-to-date in het systeem.
• Bereid timesheets voor en factureer samen met de boekhouding.
• Zorg voor verzorgde opmaak van documenten in Word en lees ze na.
• Regel reizen, inschrijvingen voor seminars en onkostennota's.
• Help bij organisatie van interne seminars en events.

Skills

Nederlands

Frans

Engels

Education

Bachelor/Master (Office management, paralegal, vertaling)

Tools

Word

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

OVER HET BEDRIJF

Onze klant is een onafhankelijk Belgisch zakenadvocatenkantoor, gevestigd in Brussel. Het kantoor bestaat al meer dan twintig jaar en adviseert Belgische en internationale bedrijven, van grote groepen tot kmo's en start-ups.

De aanpak is professioneel, pragmatisch en persoonlijk. Kwaliteit en samenwerking staan er centraal.

Het kantoor ligt vlot bereikbaar met de trein en met de wagen.

WAAROM BIJ HEN AAN DE SLAG?

• Je komt terecht in een stabiel kantoor met internationale cliënten en gevarieerde dossiers.

• Je hebt een vaste job met flexibele uren en een dag thuiswerk per week.

• De sfeer is collegiaal, met drinks, sportactiviteiten en een jaarlijks teamweekend.

• Je werk is zichtbaar: jij zorgt ervoor dat alles loopt.

WAAROM HEBBEN ZE JOU NODIG?

Het kantoor zoekt een nieuwe collega om het team van assistenten aan te vullen. Je ondersteunt partners en advocaten, zodat zij zich volledig op hun juridisch werk kunnen focussen.

WAT GA JE DOEN?

Als Management Assistant ben je de organisatorische rechterhand van een of meerdere partners en hun team. Je doel is eenvoudig: jij houdt de administratie, de agenda's en de dossiers op orde, zodat de advocaten zich geen zorgen hoeven te maken.

• Je beheert de agenda's en bewaakt de deadlines.

• Je verwerkt de inkomende post en e-mails, en je volgt correspondentie en documenten op.

• Je opent nieuwe cliëntendossiers en houdt ze up-to-date in het systeem.

• Je bereidt de timesheets voor, controleert ze en maakt de ontwerpfacturen op. Daarbij werk je samen met de boekhouding.

• Je zorgt voor een verzorgde opmaak van documenten in Word en je leest ze na.

• Je regelt reizen, inschrijvingen voor seminaries en onkostennota's.

• Je helpt bij de organisatie van interne seminaries en events.

Een paar typische situaties:

Een partner moet morgen onverwacht naar het buitenland voor een cliënt. Jij boekt de reis, zet de nodige documenten klaar en schuift zijn afspraken door.

Het is einde van de maand: de timesheets moeten gecontroleerd worden voor de facturatie. Ondertussen vraagt een advocaat om een document van dertig pagina's perfect op te maken voor een cliënt. Jij houdt het overzicht en zorgt dat allebei op tijd klaar zijn.

MET WIE?

Je werkt samen met andere assistenten. Jullie zijn elkaars back-up. Is iemand afwezig of is het druk, dan nemen jullie elkaars taken over.

JOUW PROFIEL

• Je hebt een bachelor of master, bijvoorbeeld in office management, paralegal of vertaling.

• Je hebt bij voorkeur al enkele jaren ervaring als assistant, en de juridische sector spreekt je aan.

• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans, waarvan een je moedertaal is. Je Engels is sterk.

• Je kent Word door en door, en je werkt vlot met Outlook, Excel en PowerPoint.

• Je bent georganiseerd. Je houdt het overzicht als prioriteiten verschuiven, en je blijft rustig als het druk wordt.

• Je hebt oog voor detail: een foutje in een document of een timesheet ontgaat je niet.

• Je bent positief en hands-on, en je neemt graag initiatief. Je werkt goed in team, maar ook zelfstandig.

• Pluspunt: een diploma Paralegal. Dan kan je ook meewerken aan juridisch opzoekingswerk.

MAAK RECHTSOMKEER ALS…

• Je liever niet werkt met deadlines en wisselende prioriteiten.

• Opmaak en details je snel vervelen.

WAT BIEDT HET BEDRIJF?

• Een contract van onbepaalde duur.

• Een aantrekkelijk salaris, afhankelijk van je profiel en ervaring.

• Een 13e maand, maaltijdcheques, een hospitalisatie- en groepsverzekering.

• Terugbetaling van het openbaar vervoer.

• Flexibele uren en een dag thuiswerk per week.

• Teamactiviteiten doorheen het jaar.