Frontofficemedewerker

TopTalents; Deinze; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Eco-cheques

Hospitalisatieverzekering

Tandverzekering

Groepsverzekering (pensioen)

ADV-dagen

Opleidingsmogelijkheden

Vast contract

Internationaal groeiende speler

Team in Gent

Job summary

TopTalents zoekt een Office Administrator die het warme, georganiseerde hart van het kantoor wordt. Je ontvangt bezoekers en verzorgt de telefoon en administratie terwijl je actief bijdraagt aan financiële opvolging en interne processen in een internationale omgeving.

Je opereert in een modern kantoor in Gent met ruimte voor groei via opleidingen en een vast contract. Een teamgerichte cultuur en klantgerichte aanpak staan centraal in deze functie.

Qualifications

• Ervaring in een administratieve of office-supportfunctie in een dynamische, internationale omgeving.
• Zicht op nauwkeurigheid, structuur en discretie met klantgerichte aanpak.
• Hands-on en proactieve mentaliteit; overzicht houden bij drukte.
• Goede kennis van MS Office; ervaring met ERP/boekhouding is een plus.
• Ervaring met boekhoudkundige administratie.
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels; Frans is een plus.

Responsibilities

• Verwelkomen bezoekers, klanten en leveranciers aan balie en telefoon als eerste aanspreekpunt.
• Zorgen voor dagelijkse kantoorwerking: vergaderruimtes, ruimtes, voorraad en facilitair opvolging.
• Onderhouden van contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Verwerken van aankoopfacturen en financiële documenten ter ondersteuning van boekhouding.
• Verzamelen en verwerken gegevens voor interne rapportage.

Skills

Office support

Administrative duties

Customer-oriented

MS Office

Nederlands & Engels

Frans (plus)

Tools

ERP-pakket

Boekhoudsoftware

Job description

Voor onze klant, wereldspeler in entertainmentverlichting, zijn wij op zoek naar een Office Administrator. Via de universele taal van lichtgeven ze hun klanten wereldwijd de tools om emoties te verbeelden en de mooiste momenten onvergetelijk te maken — van concerten en festivals tot theater en tv. In deze rol word jij het warme, georganiseerde hart van hun kantoor: het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, de spilfiguur die de administratie op orde houdt én een stevige steun voor de financiële opvolging.

Wat bieden we jou?

• Een competitief salaris, afgestemd op jouw kennis en ervaring.
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag én ecocheques.
• Een uitgebreid verzekeringspakket: hospitalisatie- en tandverzekering plus een groepsverzekering (pensioenplan).
• 20 wettelijke vakantiedagen + 9 extra ADV-dagen (bij een 39,5-urenweek), zodat werk en privé in balans blijven.
• Ruimte om te groeien via opleidingen en persoonlijke ontwikkeling.
• Een vast contract bij een internationaal groeiende speler in de wereld van entertainmentverlichting.
• Een hecht team in de moderne Europese hub regio Gent, waar jouw bijdrage elke dag zichtbaar is.

Wat ga jij doen?

• Je bent het gezicht van de organisatie: je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers aan de balie en aan de telefoon, en zorgt dat iedereen zich meteen welkom voelt.
• Je houdt de dagelijkse kantoorwerking draaiende – van vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes tot voorraadbeheer en facilitaire opvolging.
• Je onderhoudt de contacten met (internationale) leveranciers en externe dienstverleners.
• Je verwerkt aankoopfacturen en financiële documenten en levert een actieve bijdrage aan de boekhouding – steeds correct en op tijd.
• Je verzamelt en verwerkt de gegevens die de basis vormen voor interne rapporteringen.
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, events en andere interne activiteiten.
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt verschillende afdelingen met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.

Wat zoeken we

• Je hebt ervaring in een administratieve of office-supportfunctie en voelt je thuis in een dynamische, internationale omgeving.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en discreet, met een warme, klantgerichte aanpak.
• Je bent hands-on en proactief: je ziet werk liggen, neemt initiatief en bewaart het overzicht, ook wanneer het druk wordt.
• Je bent vlot met MS Office; ervaring met een ERP-pakket en/of boekhoudsoftware is een echte troef.
• Je hebt reeds enige ervaring met boekhoudkundige administratie
• Je communiceert moeiteloos in het Nederlands en Engels; kennis van het Frans is een mooie plus.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kan je steeds contact opnemen met ons via het nummer 09 277 00 26.