Directieassistent(e) / Deputy Management Assistant /X) (H/F/X)

Europabank; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Europabank zoekt een proactieve Deputy Management Assistant om het directiecomité, de Secretaris-generaal en de Management Assistant te ondersteunen in een veelzijdige rol met focus op nauwkeurigheid, discretie en initiatief.

Je beheert agenda's, plant vergaderingen, bereidt verslagen en nota's voor en ondersteunt de administratieve uitvoering van directiebeslissingen, inclusief het beheer van publicaties en rapporteringen aan toezichthouders.

Qualifications

• Ervaring met administratieve verwerking van documenten (contracten, beleidsnota's, charters).
• Beheer van mailboxen en algemene infomailbox van de bank.
• Ondersteuning van directie en secretaris-generaal vereist.

Responsibilities

• Beheer en administratieve verwerking van documenten (contracten, beleidsnota's, charters).
• Beheer van de afdeling mailbox en de algemene bankmailbox.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen en besluiten van het directiecomité.
• Ondersteuning van de vennootschaps- en bevoegdhedenadministratie (handtekening-/kredietbevoegdheden, volmachten).
• Voorbereiden van notulen, presentaties en correspondentie; opvolging van publicaties en rapporteringen aan toezichthouders.

Skills

Discretie

Proactieve houding

Administratieve efficiëntie

Job description

Voor ons Directiesecretariaat zoeken we een proactieve en discrete 'Deputy Management Assistant' die een sleutelrol opneemt in de ondersteuning van het voltallige directiecomité, de Secretaris-generaal en de Management Assistant in een veelzijdige functie waarbij nauwkeurigheid, discretie en initiatief centraal staan.

Je fungeert als een betrouwbare rechterhand en staat in voor verschillende administratieve taken die essentieel zijn voor onze dagelijkse werking. Zo sta je onder meer in voor het beheer en de administratieve verwerking van diverse documenten (contracten, beleidsnota's, charters,...). Naast het beheer van de mailbox van de afdeling, sta je ook in voor de algemene infomailbox van de bank. Ook help je met de voorbereiding en verwerking van klachtendossiers.

Daarnaast situeert een belangrijk deel van je functie zich binnen de vennootschaps- en bevoegdhedenadministratie. Je verwerkt handtekenings- en kredietbevoegdheden en staat in voor de opvolging van diverse volmachten. Je staat o.a. in voor alle administratie omtrent de raden van bestuur en algemene vergaderingen, voorbereiding en opvolging van publicaties in het Belgisch Staatsblad. Het beheer van de correspondentie van toezichthouders (NBB / FSMA) en Febelfin, alsook aanleveren van diverse rapporteringen aan de toezichthouders, de update van het Memorandum Deugdelijk Bestuur, het jaarverslag en interne procedures behoren tot het takenpakket.

Ook de ondersteuning van de directie en Secretaris-generaal vormt een belangrijk onderdeel. Je beheert agenda's, plant afspraken en vergaderingen in en zorgt voor een efficiënte opvolging van hun dagelijkse activiteiten. Je bereidt vergaderingen van het directiecomité voor en zorgt voor een correcte verwerking en verspreiding van de verslagen. Je bereidt nota's, presentaties, correspondentie en andere documenten voor en werkt mee aan de administratieve uitvoering van directiebeslissingen.