Coördinator Administratie & Bedrijfswerking M/V/X

C.Q.S.; Tienen; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

C.Q.S. zoekt een ervaren Coördinator Administratie & Bedrijfswerking die de dagelijkse werking over meerdere bedrijven bewaakt en de administratieve processen, planning en facturatie succesvol coördineert.

Je werkt dagelijks samen met de zaakvoerder en overlegt wekelijks met de CFO, met toegang tot financiële en personeelsdata. Discretie en integriteit zijn cruciaal voor deze functie in een brede KMO-omgeving.

Qualifications

• Brede KMO-omgevingervaring in administratie en operationele coördinatie.
• Sterke organisatie en opvolging.
• Kennis van facturatie, betalingen en kasplanning.
• Klantgerichte en communicatieve vaardigheden.
• Discreet omgaan met vertrouwelijke bedrijfsgegevens.
• Digitale vaardigheid en basis Engels.

Responsibilities

• Centraal aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en leveranciers.
• Prioriteiten bepalen en openstaande acties opvolgen.
• Facturatie voorbereiden, controleren en opvolgen.
• Rappels versturen en openstaande klanten bewaken.
• Opvolgen wie betaald heeft en betalingsstatussen beheren.
• Betalingen klaarzetten in Isabel.
• Kasplanning en financiële status van projecten opvolgen.
• Planning van medewerkers, werkplaats, projecten, verhuur en events bewaken.
• Centrale mailboxen, telefonie en kantoororganisatie coördineren.
• Administratie en boekhouding voorbereiden voor de externe boekhouder.
• Personeelsadministratie en personeelsplanning ondersteunen.
• Groepsdashboard actueel houden.
• Aanspreekpunt zijn voor IT en telefonie.
• Medewerkers helpen hun werk en vragen beter te organiseren.

Skills

Organisatie

Communicatie

Zelfstandigheid

Discretie

Digitale vaardigheden

Engels

Job description

Coördinator Administratie & Bedrijfswerking M/V/X

Referentie 5985923 |Gecreëerd op 30 oktober 2026

• Beroepengroep : Beheer van ondernemingen en diensten / Beheer van diensten

Beschrijving van de functie

Voor een groep van ondernemingen actief inautomotive, technologie, mobiliteit, vastgoed, toerisme en events zoeken we een ervarenGroup Operations & Office Manager / Coördinator Administratie & Bedrijfswerking.

Je bewaakt de dagelijkse werking over verschillende bedrijven heen en zorgt dat administratie, planning, facturatie en opvolging goed lopen. Je werkt dagelijks samen met de zaakvoerder en overlegt wekelijks met de CFO.

Door de aard van de functie krijg je toegang tot financiële informatie, personeelsgegevens, commerciële dossiers en andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Discretie, integriteit en vertrouwelijkheid zijn daarom essentieel.

Jouw verantwoordelijkheden

• centraal aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en leveranciers;
• prioriteiten bepalen en openstaande acties opvolgen;
• facturatie voorbereiden, controleren en opvolgen;
• rappels versturen en openstaande klanten bewaken;
• opvolgen wie betaald heeft, wie nog moet betalen en welke leveranciers betaald moeten worden;
• betalingen klaarzetten in Isabel;
• kasplanning en financiële status van projecten opvolgen;
• planning van medewerkers, werkplaats, projecten, verhuur en events bewaken;
• centrale mailboxen, telefonie en kantoororganisatie coördineren;
• administratie en boekhouding voorbereiden voor de externe boekhouder;
• personeelsadministratie en personeelsplanning ondersteunen;
• het groepsdashboard actueel houden;
• aanspreekpunt zijn voor IT en telefonie;
• medewerkers helpen hun werk en vragen beter te organiseren;
• inefficiënte of dubbele taken signaleren en mee vereenvoudigen.

Je filtert wat intern kan worden opgelost en wat echt naar de zaakvoerder moet.

Wie zoeken we?

Je hebt ervaring in een brede KMO-omgeving, administratie, operationele coördinatie, commerciële binnendienst of bedrijfsorganisatie.

• sterk in organisatie en opvolging;
• financieel onderlegd;
• vertrouwd met facturatie, betalingen en kasplanning;
• klantgericht en communicatief;
• zelfstandig en verantwoordelijk;
• discreet en betrouwbaar in de omgang met cijfers, personeelsinformatie, contracten en andere vertrouwelijke bedrijfsgegevens;
• digitaal sterk;
• voldoende vlot in Engels.

Ervaring met het coördineren van een team is een plus. Interesse in automotive en inzicht in de werking van een werkplaats zijn duidelijke meerwaarden.

AI schrikt je niet af. Je denkt mee na over hoe technologie kan helpen om administratie te verminderen en processen efficiënter te maken.

Taalvaardigheden

Engels (troef)

• Schrijven : Basis (A)
• Spreken : Basis (A)

Nederlands (troef)

• Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
• Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
• Lezen : Onafhankelijk - (B1)
• Spreken : Onafhankelijk - (B1)
• Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
• Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
• Lezen : Onafhankelijk - (B1)
• Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden we?

• een centrale functie met verantwoordelijkheid over verschillende activiteiten;
• directe samenwerking met zaakvoerder en CFO;
• ruimte om processen mee te verbeteren en verder te professionaliseren;
• een gevarieerde KMO-omgeving met korte beslissingslijnen;
• een marktconform loon aangepast aan je ervaring, opleiding en verantwoordelijkheidsniveau.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama