Administratief medewerker M/V/X

Heemschut; Grimbergen; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarspremie (dertiende maand)

Fiets/OV vergoeding

35 vakantiedagen incl. wettelijke uren

Job summary

Heemschut zoekt een administratief medewerker die structuur brengt in administratieve processen en een verbindende rol speelt in een enthousiast team. Je ondersteunt collega's, leidinggevenden en vrijwilligers zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Je werkt aan HR, financiën en digitale processen en denkt mee over efficiëntere werkwijzen. Je hebt minstens 3 jaar ervaring, bent nauwkeurig, en beschikt over sterke organisatie- en communicatieve vaardigheden.

Qualifications

• Minstens 3 jaar ervaring in administratie en boekhouding
• Nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden en samenwerking

Responsibilities

• Digitalisatie uitwerken om prestaties en afwezigheidsaanvragen te volgen
• Maandelijkse lonenuitbetaling opvolgen in samenwerking met het sociaal secretariaat
• Opmaken en beheren contracten van werknemers, job-studenten en vrijwilligers
• Ondersteunen HR-beleid en het maken van sjablonen en opleidingsverzoeken
• Facturen opstellen, betalen en opvolgen (Peppol)
• Kwartaal aangiftes voorbereiden
• Ondersteunen bij jaarrekening en budgetten in nauwe samenwerking met de boekhouder
• Ondersteunen bij offertes, bestellen en betalen van kantoormateriaal en werkmaterialen
• Opvolgen van verzekeringscontracten
• Zaal-, locatieverhuur en concessies cafe coördinator ondersteunen

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurigheid

Teamspeler

Communicatieve vaardigheden

Tools

Peppol

Job description

Referentie 5979781 |Gecreëerd op 20 oktober 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel


• Aantal jaren ervaring : Minstens 3 jaar ervaring

Beschrijving van de functie

Ben jij iemand die graag structuur brengt, administratieve processen vlot laat verlopen én collega's ondersteunt zodat zij hun werk optimaal kunnen doen? Zoek je een gevarieerde functie waarin je niet alleen administratief sterk bent, maar ook een verbindende rol speelt binnen een enthousiast team? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken.

Als administratief medewerker ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt collega's, leidinggevenden en vrijwilligers achter de schermen zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Met jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en mensgerichte aanpak zorg je ervoor dat administratieve, HR- en financiële processen vlot verlopen. Tegelijk denk je mee na over hoe we onze werking nog efficiënter en gebruiksvriendelijker kunnen maken.

• Digitalisatie uitwerken om prestaties en afwezigheidsaanvragen op te volgen


• Maandelijkse uitbetaling van lonen opvolgen, i.s.m. sociaal secretariaat


• Opmaken contracten van werknemers, job-studenten en vrijwilligers


• Coördinator ondersteunen bij uitwerken van HR-beleid, bv. in het maken van sjablonen en aanvragen van opleid


• Facturen opmaken, betalen en opvolgen (Peppol).


• Kwartaalaangiftes


• Coördinator ondersteunen bij het opvolgen van de jaarrekening en budgetten, in nauw contact met de boekhouder


• Collega's ondersteunen bij het opvragen van offertes en het bestellen en betalen van kantoormateriaal, boeken, materiaal voor workshops en ateliers.Opvolgen van verzekeringscontracten


• Ondersteunen en opvolgen van zaal-, locatieverhuur en concessies café i.s.m. met de coördinator

Taalvaardigheden

Engels (troef)

• Schrijven : Basis (A)


• Spreken : Basis (A)


• Schrijven : Basis (A)


• Spreken : Basis (A)

Nederlands (troef)

• Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)


• Schrijven : Onafhankelijk - (B1)


• Lezen : Onafhankelijk - (B1)


• Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

De verloning is vergelijkbaar met de gemeentelijke barema's in weddeschaal C1.

• Een eindejaarspremie in de vorm van een dertiende maand.


• Flexibele uren: in onderling overleg wordt beslist op welke dagen je zal werken, je hebt hier zelf veel vrijheid en zeggenschap in. Een flexibele regeling voor vakantie en overuren die je per half uur kan opnemen.


• Contract van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging. Occasioneel thuiswerken


• Fietsvergoeding, vergoeding openbaar vervoer of vergoeding woon-werkverkeer


• 35 Vakantiedagen, aangevuld met de wettelijke en enkele bijkomende extralegale feestdagen

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama

De tekst van deze vacature werd opgesteld door de werkgever.