CIP - Assistant(e) polyvalent(e) - Réception & support administratif

Richemont; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

CIP Bruxelles Formation

Job summary

Richemont Iberia SL recherche un Assistant Polyvalent pour assurer la continuité des services d'accueil et apporter un soutien administratif, notamment en matière de Prévention et Bien-être au Travail.

Le candidat maîtrisera le français, l'anglais et le néerlandais, et utilisera MS Office (Word/Excel/Outlook/PowerPoint). Une expérience en accueil et en administration est souhaitée; CIP Bruxelles Formation est possible.

Qualifications

• Maîtrise du français, de l'anglais et du néerlandais à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques Word, Excel, Outlook et PowerPoint et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
• Expérience préalable en accueil et assistance administrative.
• Bonne organisation, discrétion et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et respecter les délais.
• Éligible à une Convention d’Immersion Professionnelle (CIP) à Bruxelles Formation.

Responsibilities

• Accueil physique des visiteurs et collaborateurs; gestion des appels et transfert si nécessaire.
• Réception et distribution du courrier et des colis.
• Réservation de salles de réunion et gestion du matériel associé.
• Réalisation et mise à jour de documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus).
• Conception et mise à jour de tableaux de suivi et de présentations (Excel, PowerPoint).
• Organisation et classement de dossiers physiques et numériques et soutien aux réunions et événements.

Skills

Accueil/Reception

Relation client

Discrétion

Organisation

Multilingue FR/EN/NL

Autonomie

Education

Convention CIP Bruxelles Formation

Tools

Microsoft Office

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

VOTRE MISSION :

La mission de l'Assistant(e) Polyvalent(e) est d'assurer la continuité des services d'accueil de la Maison lors des absences, tout en apportant un soutien administratif essentiel notamment en matière de Prévention et Bien-être au Travail.

Responsabilités principales :

• Support Réception (environ 40%) :
  • Assurer l'accueil physique des visiteurs et collaborateurs ;
  • Accueillir les personnes de manière chaleureuse et professionnelle ;
  • Gérer les appels entrants (transfert, prise de messages) ;
  • Réceptionner et distribuer le courrier et les colis ;
  • Gérer les réservations de salles de réunion et le matériel associé ;
  • Assurer la propreté et l'ordre de l'espace d'accueil.
• Support Administratif (environ 60%) :
  • Effectuer la saisie de données volumineuses et précises relatives à la prévention et au bien-être au Travail ;
  • Rédiger divers documents administratifs (courriers, rapports, comptes-rendus) ;
  • Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi et des présentations (Excel, PowerPoint) ;
  • Organiser et classer des dossiers physiques et numériques ;
  • Assister l'équipe dans la préparation de réunions et d'événements ;
  • Contribuer à la communication interne sur les initiatives de bien-être.

COMMENT ATTEINDREZ-VOUS LE SUCCÈS AVEC NOUS ?

Nous recherchons un candidat qui :

• Maîtrise couramment le français, l'anglais et le néerlandais, à l'oral comme à l'écrit ;
• Possède une maîtrise avancée des outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et une capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels ;
• Fait preuve d'excellentes qualités relationnelles (accueillant(e), souriant(e), sens du service) et de discrétion, garantissant la confidentialité des informations ;
• Est organisé(e), rigoureux(se), autonome et proactif(ve), capable de gérer plusieurs tâches, de respecter les délais, de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes ;
• Possède un fort esprit d'équipe et une grande adaptabilité pour collaborer efficacement et s'ajuster aux différentes missions et imprévus ;
• Idéalement, justifie d'une première expérience réussie dans un rôle similaire (accueil, assistanat administratif) ;
• Rentre dans les conditions pour prétendre à une Convention d’Immersion Professionnelle (CIP) de Bruxelles Formation.