Administration & Events Coordinator

Promo Sa; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 22 000 - 31 000; Plein temps

Résumé du poste

Promo Sa recherche un/une collaborateur(trice) intérimaire pour le poste d’Administrateur & Events Coordinator. Vous assisterez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique, couvrant la planification, la coordination et le suivi d’événements physiques, hybrides ou digitaux.

Le profil recherché combine rigueur, autonomie et sens du travail d’équipe; maîtrise des outils Microsoft 365 et une connaissance de SAP est un plus, avec liens comptables et une certaine flexibilité

Qualifications

• Grande rigueur et autonomie, bon esprit d'équipe.
• Attitude proactive et orientée solutions.
• Excellentes compétences relationnelles.
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams); connaissance SAP est un plus.
• Bonnes connaissances comptables.
• Capacités organisationnelles.
• Résistance au stress et gestion des délais.
• Flexibilité (soirées et week-ends poss.
• Expérience dans le secteur événementiel est un atout.
• Bilingue néerlandais/français, l’anglais est un atout.

Responsabilités

• Assister administrativement les Event Managers dans la planification, coordination, mise en œuvre et suivi d’événements (physique, hybride ou digital).
• Rédaction d’appels d’offres, analyse des propositions et devis; comparaison pour faciliter le choix des prestataires.
• Planification et sélection des véhicules avec marques et transports.
• Veiller au matériel promotionnel disponible sur place et au suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, services audiovisuels).
• Gestion budgétaire et administrative selon procédures internes (PO, paiements).
• Support à l’invitation et à l’inscription (Excel, outil en ligne).
• Gestion du matériel (commande, mise à disposition, restitution).
• Participation éventuelle à des événements selon la charge de travail.
• Préparation et suivi du Salon de l’Auto du 8–17 janvier 2027 avec coordination fournisseurs et marques.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Proactivité

Relationnel

Maîtrise Microsoft 365

SAP (connaissance)**

Connaissances comptables

Organisation

Gestion du stress

Outils

SAP

Microsoft 365

Description du poste

Compagnie / Projet

Vous recherchez un poste intérimaire stimulant,

polyvalent et enrichissant, où l’initiative

personnelle est encouragée ?

Alors cette offre est pour vous !

La mobilité ne se limite pas à se déplacer d’un point à un autre. Elle façonne nos liens, rapproche les communautés et nous permet de poursuivre ce qui compte vraiment.

‘WE MOVE PEOPLE WITH BRANDS AND

PRODUCTS THEY LOVE AND TRUST’

Nous offrons une fonction comme

‘Administration & Events Coordinator’ (M/V/X)

Une mission intérimaire au sein du département Communication & Events, où vous soutiendrez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique et variée.

Functions

Principales responsabilités

• Gestion de projet

  Vous assistez administrativement les Event Managers dans la planification, la coordination, la mise en œuvre et le suivi d’événements (physique, hybride ou digital), qu’ils soient retail, B2B, B2C ou internes. Vous intervenez de A à Z, de l’offre jusqu’au suivi, avec des tâches variées avant, pendant et après l’événement :

  • Logistique & préparations :
  • Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
  • Planification et sélection des véhicules avec les marques et ordres de transports
  • S'assurer que le bon matériel promotionnel est disponible sur place
  • Suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, techniciens audiovisuels, etc.)
  • Suivi budgétaire :
  • Suivi des coûts et respect du budget alloué
  • Gestion administrative selon les procédures internes (création de PO, suivi des paiements fournisseurs, etc.)
  • Communication :

  Tâches diverses en soutien de l’équipe;

  • Gestion des invitations (mise à jour des listes de participants dans Excel, encodage dans notre outil en ligne)
  • Suivi des inscriptions et relances, en collaboration avec les équipes concernées
  • Gestion du matériel :
  • Commande de matériel auprès des fournisseurs attitrés (beachflags, roll-ups, etc.)
  • Planification des mises à disposition et restitution
  • En fonction de la participation et de la charge de travail en amont et pendant l’evenement, une éventuelle présence lors des événements peut être demandée.

  Cela dépendra également du profil et des compétences du candidat.

• Support à la préparation du Salon de l’Auto (8 – 17 janvier 2027)
  • Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
  • Coordination avec les fournisseurs
  • Coordination interne et échanges d’informations avec les différentes marques
  • Suivi budgétaire et comptable, ainsi que les tâches administratives associées, dans le respect des procédures internes.

Profil & Conditions

Nous recherchons un(e) collaborateur disponible rapidement jusqu’au 15 mars 2027, disposant des qualités suivantes :

• Grande rigueur et capacité à travailler de manière autonome, tout en étant un(e) excellent(e) team player
• Attitude proactive et orientée solutions
• Excellentes compétences relationnelles
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams) ; la connaissance de SAP est un plus
• Bonnes connaissances comptables
• Capacités organisationnelles
• Résistance au stress et capacité à gérer les délais
• Flexibilité (travail en soirée et le week-end possible)
• Une expérience dans le secteur événementiel est un atout
• Bilingue (néerlandais/français), l’anglais est un atout supplémentaire
• Permis B

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