Business Process & Office Manager

KS Consulting Belgium; Belgique; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

KS Consulting Belgium zoekt een Business Process & Office Manager die de verbindende schakel is tussen management en meerdere kantoren en zorgt voor een efficiënte, uniforme en kwalitatieve interne werking. U analyzeert interne processen, ondersteunt het management en coördineert de algemene office- en financiële administratie.

U bewaakt documentatie, licenties en procedures en neemt projectcoördinatie op bij integraties van kantoren.

Qualifications

• Analyseer interne processen en implementeer verbeteringen rond efficiëntie en kwaliteit.
• Ondersteun het management en kantoorverantwoordelijken als centrale schakel.
• Coördineer office- en financiële administratie, incl. facturatie en btw.

Responsibilities

• Analyseer en verbeter bedrijfsprocessen op regionaal niveau.
• Ondersteun management en verantwoordelijken bij organisatorische vragen.
• Coördineer administratie en financiële workflows, inclusief debiteurenbeheer en leveranciersbetalingen.
• Beheer documentatie, softwarelicenties en kantoorprocessen.
• Coördineer bij overnames/integraties van kantoren en zorg voor soepele overgang.
• Ondersteun interne communicatie en organisatiebrede initiatieven.

Skills

Procesoptimalisatie

Kantooradministratie

Financiële administratie

Projectcoördinatie

Interne communicatie

Job description

Als Business Process & Office Manager ben je de verbindende schakel tussen management en verschillende kantoren en zorg je voor een efficiënte, uniforme en kwalitatieve interne werking. Je combineert procesoptimalisatie en kwaliteitsbeheer met office- en financiële administratie en neemt een coördinerende rol op bij de integratie van nieuwe kantoren. Je werkt hoofdzakelijk vanuit regio Turnhout of regio Mechelen en bent regelmatig aanwezig op andere locaties.

Functie omschrijving

• Je analyseert interne processen en werkwijzen en zet verbeteringen op rond efficiëntie, kwaliteit, structuur en uniformisering tussen de verschillende kantoren.
• Je ondersteunt het management en de kantoorverantwoordelijken en fungeert als centrale schakel voor organisatorische en administratieve vraagstukken.
• Je coördineert de algemene office- en financiële administratie, waaronder facturatie, debiteurenbeheer, leveranciersbetalingen en ondersteuning bij btw en afsluitingen.
• Je centraliseert en beheert interne procedures, documentatie, relevante wetgeving, softwarelicenties en andere kantoorgerelateerde processen.
• Je neemt bij overnames en integraties van nieuwe kantoren de projectcoördinatie op en bewaakt een vlotte organisatorische, administratieve en praktische overgang.
• Je ondersteunt de interne communicatie en coördineert organisatiebrede initiatieven zoals infodagen, interne activiteiten en personeelsevents.