Office Coördinator

Accountantskantoor VAN ZEGBROECK J; Turnhout; Hybrid; EUR 48,000 - 68,000; Full time

Job summary

ACCTO A&B zoekt een Project & Office manager die centraal staat voor onze kantoren in Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant. Je ondersteunt het management, de kantoorverantwoordelijken en zorgt voor een efficiënte interne werking, met focus op administratie en procesverbetering.

Je werkt hoofdzakelijk vanuit Turnhout of Mechelen, met regelmatige verplaatsingen naar andere kantoren. Je beheert algemene en financiële administratie, inclusief facturatie, debiteurenbeheer en

Qualifications

• Sterke organisatorische vaardigheden en vermogen om processen te structureren.
• Kennis van financiële administratie en boekhouding is een plus.
• Proactieve aanpak bij optimalisatie van interne workflows.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de algemene administratie van kantoren in Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant.
• Beheer van financiële administratie: facturatie, doorfacturatie en debiteurenbeheer.
• Inboeken van aankoop- en verkoopfacturen en voorbereiden van leveranciersbetalingen.
• Ondersteunen bij btw-verwerking en boekhoudkundige afsluiting.
• Beheren van kantoormateriaal, promomateriaal en verzekeringen.

Skills

Organiseren

Structuur

Administratie

Procesverbetering

Job description

*Ben je sterk in organiseren, breng je graag structuur en krijg je energie van administratie en het verbeteren van processen? Dan is deze functie echt iets voor jou!* Als Project & Office manager bij ACCTO A&B, ben jij de centrale schakel voor onze kantoren in Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant. Je ondersteunt het management en de kantoorverantwoordelijken en draagt bij aan een efficiënte en steeds betere interne werking van de groep. Bij de overname of integratie van nieuwe kantoren neem je de projectcoördinatie op en zorg je ervoor dat alles organisatorisch en administratief vlot verloopt. Je werkt hoofdzakelijk vanuit Turnhout of Mechelen, afhankelijk van je woonplaats, met regelmatige verplaatsingen naar de andere kantoren.

Jouw verantwoordelijkheden:

Administratie & Officemanagement

• Verantwoordelijk voor de algemene administratie van de kantoren in Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant.
• Instaan voor de financiële administratie, waaronder facturatie, doorfacturatie en debiteurenbeheer.
• Inboeken van aankoop- en verkoopfacturen en voorbereiden van leveranciersbetalingen.
• Ondersteunen bij de btw-verwerking en boekhoudkundige afsluiting.
• Beheren en opvolgen van kantoormateriaal, promomateriaal, nieuwjaarsgeschenken en verzekeringen.

Kwaliteit & Coördinatie

• Meewerken aan het continu verbeteren van de interne werking van de Accto-groep.
• Processen en werkwijzen analyseren, optimaliseren en waar mogelijk uniformiseren.
• Documentatie, procedures en wetgeving centraliseren en beheren.
• Softwarelicenties beheren en optimaliseren.
• Bij de overname of integratie van een nieuw kantoor neem je de rol van projectleider op en coördineer je de organisatorische, administratieve en praktische overgang.

Interne Communicatie & HR

• Fungeren als centrale verbindingsschakel tussen management en de verschillende kantoren.
• Mee organiseren van infodagen voor kantoorverantwoordelijken en interne activiteiten.
• Organiseren van de personeelsdag.