Assistant de direction Fr-UK

ADECCO; Thines; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Job summary

ADECCO recherche un(e) Assistant(e) de direction pour intégrer un petit département administratif de 3 personnes. Vous serez le premier contact pour les visiteurs et les appels et contribuerez au bon fonctionnement général de l’entreprise.

Vous gérez les voyages, les visas et les événements, et apportez un soutien transversal aux différents départements, avec réactivité et polyvalence. Le poste requiert une excellente gestion des priorités et une coordination efficace des tâches administratives

Responsibilities

• Accueil téléphonique et filtre des appels.
• Accueillir les visiteurs et les orienter.
• Rédiger différents courriers et gérer le courrier/expéditions.

Job description

Au sein d'un département administratif composé de 3 personnes, l'Assistant(e) de direction assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Il/elle est le premier point de contact des visiteurs et des appelants, et soutient directement la direction ainsi que les administrateurs. Il/elle gère également les voyages, les visas et les événements, tout en apportant un support aux différents départements. Cette fonction requiert une grande réactivité, de la polyvalence et une excellente gestion des priorités.

Vos responsabilités

Accueil et réception

• Assurer l'accueil téléphonique et filtrer les appels.
• Accueillir les visiteurs, les installer ou les orienter.

Courrier et envois

• Relever et ouvrir le courrier.
• Rédiger différents courriers.
• Gérer les recommandés, les envois postaux et en assurer le suivi.
• Organiser les expéditions via transporteurs express.

Administration et classement

• Archiver et classer les documents.
• Effectuer diverses recherches administratives.

Gestion des bureaux

• Gérer les fournitures de bureau et les stocks de matériel.
• Coordonner l'occupation des salles de réunion.
• Commander les lunchs et plateaux-repas.
• Réserver les restaurants.
• Effectuer diverses courses administratives.

Voyages, visas et événements

• Organiser les voyages et séminaires internationaux.
• Gérer les demandes de visas et les procédures d'immigration.
• Coordonner les démarches avec les ambassades et services d'immigration.
• Organiser différents événements (formations, team-buildings, événements internes, etc.).

Gestion financière

• Gérer les relevés et dépenses des administrateurs.
• Traiter les frais de déplacement de la direction.

Support transversal

• Apporter un soutien aux différents départements.
• Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs concernant les questions RH ou l'organisation interne.
• Gérer les demandes urgentes et imprévues