ASSISTANT DE DIRECTION - RESPONSABLE SECRETARIAT (H/F/X)

LETEC; Belgique; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Package salarial

Job summary

LETEC recherche un chargé(e) de secrétariat de direction en Belgique pour devenir le véritable partenaire du Directeur exécutif. Vous assurez la gestion proactive de l’agenda, préparez les réunions stratégiques et rédigez des documents sensibles tout en facilitant la circulation de l’information entre les services internes et les partenaires externes.

Vous anticipez les priorités, gérez les urgences et garantissez une communication claire tout en préservant la confidentialité des informations.

Qualifications

• Titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction, communication ou gestion.
• Expérience professionnelle minimale de 3 ans en secrétariat de direction.
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Teams, Outlook, Loop, SharePoint).
• Excellente orthographe et aisance rédactionnelle.

Responsibilities

• Assurer la communication entre la direction générale, les services internes et les partenaires externes, en relais d’information fiable et professionnel.
• Gérer l’agenda du directeur exécutif : planification des réunions, arbitrage des priorités, organisation des rendez-vous et suivi des engagements.
• Organiser et coordonner les réunions du comité de direction, du conseil d’entreprise et des autres organes de concertation : convocations, ordres du jour, préparation des dossiers, logistique et rédaction des comptes rendus.
• Rédiger, mettre en page et relire des documents confidentiels : courriers, rapports, notes, présentations, comptes rendus, documents stratégiques.
• Assurer le suivi administratif des décisions, des instructions et des échéances clés.
• Superviser l’archivage des documents officiels et la tenue des dossiers stratégiques.
• Veiller à la confidentialité absolue des informations traitées.
• Apporter un soutien fiable au directeur exécutif et coordonner le pool secrétariat.

Skills

Organisation

Discrétion

Rigueur

Sens du service

Communication écrite/orale

Education

Bachelier en secrétariat de direction, communication ou gestion

Expérience minimum 3 ans en secrétariat de direction

Tools

Suite Office

Teams

Outlook

Loop

SharePoint

Job description

EN QUELQUES MOTS

• organisation
• confidentialité
• communication
• sens du service
• disponibilité

VOS CHALLENGES

Véritable partenaire du Directeur exécutif, vous êtes au cœur de la coordination administrative et organisationnelle de la direction.
Vous facilitez son quotidien en assurant une gestion proactive de l’agenda, la préparation des réunions stratégiques, la rédaction de documents sensibles et la circulation de l’information entre les services internes et les partenaires externes.

Attentif/ve aux priorités, vous anticipez les besoins, gérez les urgences et veillez à transmettre une communication claire tout en garantissant la confidentialité des informations traitées.

Dans ce rôle exigeant, votre rigueur, votre discernement et votre sens de la coordination feront la différence. Vous êtes le soutien fiable, discret et structurant sur lequel la direction peut s’appuyer en toute confiance. Vous aimez être au cœur de l’action et faciliter la vie d’une direction ? Ce poste est fait pour vous.

VOS MISSIONS

• assurer la communication entre la direction générale, les services internes et les partenaires externes, en jouant un rôle de relais d’information fiable et professionnel ;
• gérer l’agenda du directeur exécutif : planification des réunions, arbitrage des priorités, organisation des rendez-vous et suivi des engagements ;
• organiser et coordonner les réunions du comité de direction, du conseil d’entreprise et des autres organes de concertation : convocations, ordres du jour, préparation des dossiers, logistique et rédaction des comptes rendus ;
• rédiger, mettre en page et relire divers documents de nature confidentielle : courriers, rapports, notes, présentations, comptes rendus, documents stratégiques ;
• assurer le suivi administratif des décisions, des instructions et des échéances clés, en veillant à ce que rien ne soit oublié ou reporté ;
• superviser la circulation et l’archivage des documents officiels ainsi que la bonne tenue des dossiers stratégiques ;
• veiller à la confidentialité absolue des informations traitées ;
• apporter un soutien fiable et avisé au directeur exécutif, en l’assistant dans la gestion de ses priorités et en attirant son attention sur les échéances importantes ;
• coordonner le pool secrétariat et le personnel reclassé dépendant de votre pool en répartissant les tâches et en assurant une présence à la réception.

VOTRE PROFIL

• vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction, communication ou gestion, complété par une expérience professionnelle de minimum 3 ans dans une fonction de secrétariat de direction ;
• vous maîtrisez les outils bureautiques (Suite Office, Teams, Outlook, Loop, SharePoint, etc.), avez une excellente orthographe ainsi qu'une grande aisance rédactionnelle ;
• vous démontrez une forte capacité d’organisation, de la rigueur et un sens aigu des priorités ;
• vous savez faire preuve de discrétion, de loyauté et de diplomatie en toutes circonstances ;
• votre communication écrite et orale est claire, fluide et précise ;
• vous êtes reconnu/e pour votre réactivité, votre sens du service et votre attitude positive ;
• vous appréciez travailler en autonomie, tout en restant aligné avec la vision et les besoins du directeur que vous soutenez.

NOTRE OFFRE

• un job enrichissant dans une entreprise impliquée dans une mobilité moderne et écologique ;
• un job motivant et des challenges au quotidien dans votre domaine d’expertise !
• la perspective de nouer et d’entretenir des contacts très diversifiés.

ÉTAPES DE RECRUTEMENT

• ETAPES_RECRUTEMENT_TYPE_11

AVANTAGES

Un package salarial incluant :

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