Responsable des ressources humaines & Administration (H/F/X)

ICT LINK - ICT LINK; Gembloers; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

ICT LINK recherche un(e) Responsable Ressources Humaines pour piloter les recrutements de A à Z, rédiger et diffuser les annonces, et assurer le suivi des candidatures.

Vous gèrerez les propositions salariales, les contrats, le suivi administratif du personnel, les absences, les congés et les déclarations sociales, avec un accent sur le développement des compétences et l’évolution des carrières.

Responsibilities

• Piloter les recrutements de A à Z: définition des besoins, rédaction et diffusion des annonces; screening; entretiens; évaluations et suivi des candidatures.
• Conduire les entretiens et évaluations et suivre les candidatures.
• Construire les propositions salariales, mener les négociations et finaliser les embauches.
• Préparer les contrats de travail, avenants et documents liés à la vie du collaborateur.
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel et leur mise à jour.
• Gérer les absences, les congés, les temps de travail et les départs.
• Garantir la fiabilité de la paie et des déclarations sociales, en collaboration avec le secrétariat social.
• Vérifier, compléter et transmettre les documents relatifs aux paies.
• Assurer le suivi administratif des aides à l’emploi, à la formation et autres dispositifs.
• Assurer le suivi des factures et des prestations des fournisseurs de services RH.
• Être le point de contact des collaborateurs pour leurs questions RH et administratives.
• Élaborer et suivre le plan de développement des compétences et de formation.
• Accompagner les collaborateurs dans leur évolution professionnelle et leur parcours de carrière.
• Participer à la préparation et au suivi des entretiens individuels.
• Contribuer à la prévention et à la gestion des situations sensibles.
• Assurer le suivi des évolutions en matière de droit social et collaborer avec le secrétariat social ou des conseils externes lorsque nécessaire.

Job description

Ressources Humaines

• Piloter les recrutements de A à Z : définition des besoins, rédaction et diffusion des annonces, screening, entretiens, évaluations et suivi des candidatures ;
• Construire les propositions salariales, mener les négociations et finaliser les embauches ;
• Préparer les contrats de travail, avenants et différents documents liés à la vie du collaborateur ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel et veiller à leur bonne tenue et à leur mise à jour ;
• Gérer les absences, les congés, les temps de travail et les départs ;
• Garantir la fiabilité de la paie et des déclarations sociales, en collaboration avec le secrétariat social ;
• Vérifier, compléter et transmettre les documents relatifs aux paies ;
• Assurer le suivi administratif des aides à l’emploi, à la formation et autres dispositifs applicables ;
• Assurer le suivi des factures et des prestations des fournisseurs de services RH ;
• Être le point de contact des collaborateurs pour leurs questions RH et administratives ;
• Élaborer et suivre le plan de développement des compétences et de formation ;
• Accompagner les collaborateurs dans leur évolution professionnelle et leur parcours de carrière ;
• Participer à la préparation et au suivi des entretiens individuels ;
• Contribuer à la prévention et à la gestion des situations sensibles ;
• Assurer le suivi des évolutions en matière de droit social et collaborer avec le secrétariat social ou des conseils externes lorsque nécessaire.
• Veiller au suivi des obligations administratives en matière de bien-être, de santé et de sécurité au travail ;
• Assurer le suivi des relations avec la médecine du travail et les différents partenaires concernés ;
• Veiller au suivi des obligations administratives en matière de bien-être, de santé et de sécurité au travail ;

Administration & coordination

• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction ;
• Être le point de contact et assurer la coordination avec les différents partenaires externes (liés aux fournisseurs de services) de l’entreprise ;
• Assurer le suivi des contrats et prestations des fournisseurs relevant de votre périmètre ;
• Assurer le suivi des factures, échéances et engagements administratifs ;
• Gérer le portefeuille d’assurances de l’entreprise et assurer le suivi administratif des contrats et des sinistres ;
• Assurer la gestion administrative de la flotte de véhicules : achats, ventes, renouvellements, leasings et relations avec les garages ;
• Assurer le suivi des entretiens, réparations, contrôles techniques, assurances et autres échéances liées à la flotte ;
• Préparer et rassembler les documents nécessaires aux différents contrôles, audits et démarches administratives ;
• Assurer un classement et un archivage rigoureux des documents ;
• Veiller au respect des échéances administratives et assurer le suivi des actions à mener ;
• Préparer les informations et assurer un reporting régulier à la Direction.

Administration financière

• Assurer l’encodage et le suivi des factures fournisseurs relevant de votre périmètre ;
• Assurer le suivi administratif des factures et des éventuelles questions ou anomalies avec les fournisseurs concernés ;
• Assurer les échanges administratifs avec les clients en cas de litige ou de contestation de factures et assurer le suivi des dossiers avec les interlocuteurs concernés ;
• Prendre en charge les relances clients et assurer le suivi des dossiers de recouvrement.

Qualité & ISO 9001

Dans le cadre de votre fonction, vous contribuez au maintien et à l’amélioration du système de management de la qualité :

• Respecter et faire vivre les processus et procédures relevant de votre périmètre ;
• Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour de la documentation ;
• Garantir la traçabilité des actions et décisions ;
• Participer à l’amélioration continue des processus ;
• Contribuer à la préparation et au suivi des actions liées au système de management de la qualité ;
• Participer aux audits internes et externes relevant de votre périmètre.