Administratief en logistiek medewerker

KU Leuven; Leuven; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een frontoffice administratief en logistiek medewerker voor ontmoetingscentrum Pangaea in Leuven. U werkt achter de schermen aan administratieve processen en logistieke taken om een warme en professionele ontvangst te garanderen.

U begroet studenten en bezoekers, beantwoordt vragen in NL en EN, en verzorgt dagelijks logistiek beheer zoals stock, poetsopdrachten en aansturen van jobstudenten. U ondersteunt ook bij activiteiten met inschrijvingen en materiaalvoorbereiding.

Qualifications

• Taken zijn uitvoerend administratief en organisatorisch.
• Je bent belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en vrijwilligers.

Responsibilities

• Ontvangen van studenten en bezoekers op een klantvriendelijke manier in het centrum.
• Beantwoorden van vragen in het Nederlands en Engels.
• Dagelijkse logistieke beheer: stock, poetsopdrachten en coördinatie van technische meldingen.
• Organiseren van activiteiten: inschrijvingen opvolgen, materiaal klaarzetten en checklists voorzien.

Skills

Klantencontact

Logistiek beheer

Studenten aansturen

Job description

Als frontoffice administratief en logistiek medewerker ben je mee verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van ontmoetingscentrum Pangaea. Je zorgt ervoor dat administratieve en logistieke processen vlot verlopen en draagt zo bij aan een warme en professionele ontvangst van studenten en bezoekers.

• In deze functie ligt de nadruk op uitvoerende administratieve en organisatorische taken. Je begeleidt niet individueel studenten in hun persoonlijke trajecten, maar ondersteunt de werking achter de schermen en zorgt ervoor dat studenten, vrijwilligers en medewerkers terechtkunnen in een goed georganiseerde omgeving.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en vrijwilligers. Je werkt zelfstandig, bewaart het overzicht en grijpt in wanneer praktische problemen of onverwachte situaties zich voordoen.
• Je onthaalt en informeert studenten en bezoekers van ontmoetingscentrum Pangaea op een klantvriendelijke manier, zowel fysiek, telefonisch als via e-mail.
• Je beantwoordt dagelijks vragen van internationale studenten en bezoekers in het Nederlands én het Engels.
• Je staat in voor het dagelijkse logistieke beheer van het ontmoetingscentrum: je beheert de stock, plant poetsopdrachten, stuurt jobstudenten aan en coördineert technische meldingen.
• Je biedt logistieke ondersteuning bij de organisatie van activiteiten in Pangaea (inschrijvingen opvolgen, materiaal klaarzetten, checklists voorzien, lokalen voorbereiden...).