Onthaalmedewerker tijdelijk

ITZU - Roeselare; Roeselare; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

ITZU - Roeselare zoekt een enthousiaste receptionist/administratief medewerker die bezoekers hartelijk ontvangt en telefonisch te woord staat. Je verzorgt de administratie en ondersteunt de sales- en serviceprocessen.

Je registreert leads in het ERP-systeem, behandelt de mailbox en zorgt voor een professionele eerste indruk. Daarnaast assisteer je bij vergaderzaalplanning, catering, leveringen en voorraadbeheer.

Qualifications

• Verwelkomen van bezoekers en telefoongesprekken verzorgen.
• Registreren potentiële leads in het ERP-systeem.
• Beheren van de algemene mailbox en administratieve ondersteuning.
• Verzorgen van documenten en postafhandeling.
• Reserveren van vergaderruimtes en coördineren catering.
• Verwerken van bestellingen en voorraad opvolgen.
• Onderhouden contacten met leveranciers.
• Ondersteunen interne evenementen en activiteiten.
• Zorgen voor naleving van kwaliteits-, veiligheids- en milieuregels.

Responsibilities

• Bezoekers en externe contacten professioneel ontvangen.
• Telefonisch onthaal en eerste aanspreekpunt zijn.
• Leadregistratie en documentbeheer ondersteunen.
• Mailbox beheren en administratieve taken uitvoeren.

Skills

Bezoekers welkom

Klantcontact

Telefoon onthaal

Administratieve ondersteuning

Leadregistratie

ERP-systeem

Documentbeheer

Vergaderzaal reserveren

Leverancier contact

Voorraad opvolgen

Evenementen ondersteuning

Klachten registratie

Kwaliteits- en veiligheidsregels

Tools

ERP system

Job description

Als eerste aanspreekpunt ben jij het visitekaartje van de organisatie. Je zorgt voor een warme en professionele ontvangst van bezoekers, klanten, leveranciers en andere externe contacten. Zowel aan de receptie als telefonisch bied je een uitstekende service en draag je bij aan een positief imago van het bedrijf.

Daarnaast ondersteun je verschillende administratieve en organisatorische processen binnen het servicecenter. Hou je van sociaal contact, administratie en afwisseling? Dan ben jij misschien de persoon die we zoeken!

• Je verwelkomt bezoekers, klanten en leveranciers en beheert het telefonisch onthaal.
• Je helpt klanten en externe contacten verder en zorgt voor een professionele eerste indruk.
• Je registreert potentiële leads in het ERP-systeem ter ondersteuning van de salesafdeling.
• Je beheert de algemene mailbox, verwerkt de post en biedt administratieve ondersteuning.
• Je verzorgt het klassement en verzendt documenten.
• Je reserveert en bereidt vergaderzalen voor en regelt catering.
• Je plaatst bestellingen, verwerkt leveringen en volgt de voorraad op.
• Je onderhoudt contacten met leveranciers.
• Je ondersteunt bij interne evenementen en activiteiten.
• Je registreert en volgt klachten, incidenten en verbetervoorstellen op.
• Je werkt mee aan de kwaliteits-, veiligheids- en milieuregels binnen de organisatie.