Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d)

ISG Personalmanagement GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 24.000 - 29.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeit

Homeoffice 1 Tag/Woche

Zusammenfassung

ISG Personalmanagement GmbH in Wien sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Office-Management in Teilzeit (30 Wochenstunden). Sie agieren als zentrale Ansprechperson, organisieren Sitzungen und koordinieren Korrespondenz mit externen Partnern.

Sie verfügen über Matura, mehrjährige relevante Berufserfahrung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse. MS-Office-Kenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung mindestens Maturaniveau (HAK/HBLA).
• Mehrere Jahre relevante Assistenz- oder Office-Management-Erfahrung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Umgang mit Aufsichtsrat/Notariat von Vorteil.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Geschäftsführung und Aufsichtsrat.
• Planung und Organisation von Sitzungen & Veranstaltungen.
• Korrespondenz mit Anwaltskanzleien, Notariaten und externen Partnern.
• Schnittstelle zur Konzernmutter im Management und Verwaltung.
• Protokollführung bei Geschäftsführersitzungen.
• Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Unterlagen.
• Unterstützung bei Datenschutzkoordination.
• Allgemeine Büroaufgaben.

Kenntnisse

Deutsch (Muttersprache)

Englisch (gute Kenntnisse)

MS Office

Organisationstalent

Vertraulichkeit

Ausbildung

Matura (HAK/HBLA)

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d)

Teilzeit 30 Wochenstunden | Wien

Unser Auftraggeber ist ein erfolgreicher und etablierter Lebensmittelhersteller mit Sitz in Wien.

Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt eine engagierte, verlässliche und organisationsstarke Persönlichkeit!

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll:

• Zentrale Ansprechperson und Unterstützung für Geschäftsführung und Aufsichtsrat
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Generalversammlungen, Hauptversammlungen und diversen Veranstaltungen
• Korrespondenz mit Anwaltskanzleien, Notariaten und externen Partnern
• Koordination und Überwachung von Sperrfristen, Börsen- und Compliance-Themen
• Schnittstelle zur Konzernmutter im Bereich Management und Verwaltung
• Erstellung und redaktionelle Aufbereitung von Texten (bspw. Firmennewsletter)
• Unterstützung bei der Datenschutz-Koordination
• Protokollführung bei Geschäftsführersitzungen
• Aufbereitung und Pflege von Statistiken, Berichten, Präsentationen und Unterlagen
• Kontaktpflege mit externen Partnern
• Allgemeine Büroaufgaben

Ihr Profil – damit überzeugen Sie:

• Abgeschlossene Ausbildung mindestens auf Maturaniveau (z.B. HAK, HBLA)
• Mehrere Jahre relevante Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Funktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung
• Erfahrung im Umgang mit Aufsichtsrat, Hauptversammlung, Notariat oder gesellschaftsrechtlichen Themen von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie professionelles und kompetentes Auftreten

Das erwartet Sie:

• Eine kollegiale und wertschätzende Unternehmenskultur
• Individuelles Onboarding und persönliche Begleitung während der gesamten Einarbeitungsphase
• Teilzeit: 30 Wochenstunden verteilt auf 5 Tage
• Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Gleitzeit, ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitungsphase

Gehalt:

Das kollektivvertragliche Brutto-Mindestgehalt beträgt € 2.411,38 monatlich für eine 30-h-Woche
Selbstverständlich besteht – abhängig von Ihrer Qualifikation, Berufserfahrung und Ihrem bisherigen Karriereweg – Bereitschaft zur entsprechenden Überzahlung.