Office Management & Executive Assistant

The HS Timber Group; Wien; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Social Benefits

Fahrtkostenzuschuss

Lebensmittelgutschein

Job summary

The HS Timber Group in Wien sucht eine engagierte Assistenz mit kaufmännischer Ausbildung für das Office Management. Sie koordinieren Termine, kommunizieren professionell auf Deutsch und Englisch und unterstützen Empfang sowie Gästebetreuung.

Neben Reise- und Veranstaltungsorganisation arbeiten Sie eng mit dem Team an Prozessen und Projekten. Sie bringen Organisationstalent, gutes Auftreten, Diskretion und Verlässlichkeit mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS/HAK/HBLA o.ä.).
• Erfahrung in Office-, Empfangs- oder Assistenzfunktion.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Englischkenntnisse.
• Gepflegtes Auftreten, gute Umgangsformen und lösungsorientiertes Arbeiten.
• Organisationstalent, vorausschauendes Denken und strukturierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Belastbarkeit.

Responsibilities

• Organisation und Koordination von Terminen für Eigentümer und Management.
• Eigenständige Abwicklung administrativer Agenden im Office Management.
• Verbindliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch mit internen/externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung im Empfangsbereich und Gästebetreuung.
• Mitarbeit bei Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bereichsübergreifenden Abstimmungen.
• Koordination von Werbemitteln – Abstimmung, Angebote, Kostenkontrolle und Dokumentation.

Skills

Organisation

Koordination

Englischkenntnisse

Auftritt

Organisations talent

Umsetzungsstärke

Teamfähigkeit

Stressresistenz

Verantwortungsbewusstsein

Education

kaufmännische Ausbildung

HAS/HAK/HBLA

Tools

MS-Office

Job description

Your tasks

• Professionelle Organisation und Koordination von Terminen für die Eigentümer und das Management - inkl. vorausschauendem Kalender-, Prioritäten- und Abstimmungsmanagement sowie der Funktion als zentrale Vertrauens- und Ansprechperson
• Eigenständige Abwicklung vielfältiger administrativer und organisatorischer Agenden im Office Management mit hohem Anspruch an Servicequalität, Diskretion und Verlässlichkeit
• Verbindliche Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen sowie externen Ansprechpersonen, Gästen sowie Dienstleistungsunternehmen weltweit
• Unterstützung im Empfangsbereich und bei der Gästebetreuung als kompetentes Back-up in enger Abstimmung mit dem bestehenden Office-Team
• Punktuelle Mitwirkung bei der Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bei internen Projekten, Prozessoptimierungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen
• Verantwortung für die Koordination von Werbemitteln – von Abstimmung, Angebotseinholung und Kostenübersicht bis zur laufenden Verwaltung und Dokumentation

Your profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)
• Erfahrung in einer Office-, Empfangs- Executive- oder persönlichen Assistenzfunktion
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse für eine professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld
• Gepflegtes, gewinnendes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Freude daran, für Menschen und Themen die passende Lösung zu finden
• Organisationstalent mit vorausschauendem Denken, genauer sowie strukturierter Arbeitsweise, dazu Stressresistenz und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Souveränität bei punktuellen Arbeitsspitzen

Our offer

• Kollegiale Atmosphäre mit „Du-Kultur“ im gesamten Unternehmen sowie eine abwechslungsreiche Vertrauensrolle mit direktem Einblick in Management- und Eigentümeragenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit & Social Benefits (z.B. Rabatt in der firmennahen Apotheke, Zuschuss zu den Fahrtkosten der Wiener Linien)
• Pluxee-Lebensmittelgutschein im Wert von € 2,- pro Arbeitstag im Büro zur freien Verwendung
• Büro in Top-Stadtlage mit modernster IT-Ausstattung
• Nachhaltigkeit ist gelebter Unternehmenswert – ideal, wenn auch dir dieser Aspekt am Herzen liegt.
• Bruttojahresgehalt ab € 35.490,-- (All-In | Vollzeit, gemäß Einstufung KV Handel, Stufe E) mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Qualifikation und Berufserfahrung