Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (m/w/d)

ISG Personalmanagement GmbH; Wien; Hybrid; EUR 24.000 - 29.000; Teilzeit

Zusammenfassung

ISG Personalmanagement GmbH in Wien sucht eine Assistenz der Geschäftsführung/Office-Management (w/m/d) in Teilzeit (30 Wochenstunden). Die Position umfasst zentrale Unterstützungsaufgaben für Geschäftsführung und Aufsichtsrat, Organisation von Sitzungen sowie Korrespondenz mit externen Partnern.

Sie bringen eine abgeschlossene Matura, mehrjährige Assistenz-Erfahrung und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Erfahren Sie sich in MS-Office, arbeiten selbstständig und professionell.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Matura- oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in Assistenz/Office-Management, ideal im Umfeld der Geschäftsführung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit MS Office.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson für Geschäftsführung und Aufsichtsrat.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen.
• Korrespondenz mit Anwaltskanzleien, Notaren und externen Partnern.
• Koordination von Sperrfristen, Börsen- und Compliance-Themen.
• Schnittstelle zur Konzernmutter im Bereich Management und Verwaltung.
• Aufbereitung redaktioneller Texte (z. B. Newsletter).
• Unterstützung bei Datenschutzkoordination.
• Protokollführung bei Geschäftsführersitzungen.
• Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Unterlagen.
• Kontaktpflege mit externen Partnern.
• Allgemeine Büroaufgaben.

Kenntnisse

MS-Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisation

Diskretion

Ausbildung

Matura oder gleichwertiger Abschluss

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d) Teilzeit 30 Wochenstunden | Wien

Unser Auftraggeber ist ein erfolgreicher und etablierter Lebensmittelhersteller mit Sitz in Wien.

Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum ehestmöglichen Eintritt eine engagierte, verlässliche und organisationsstarke Persönlichkeit!

Ihre Aufgaben - vielseitig und verantwortungsvoll:

• Zentrale Ansprechperson und Unterstützung für Geschäftsführung und Aufsichtsrat
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Generalversammlungen, Hauptversammlungen und diversen Veranstaltungen
• Korrespondenz mit Anwaltskanzleien, Notariaten und externen Partnern
• Koordination und Überwachung von Sperrfristen, Börsen- und Compliance-Themen
• Schnittstelle zur Konzernmutter im Bereich Management und Verwaltung
• Erstellung und redaktionelle Aufbereitung von Texten (bspw. Firmennewsletter)
• Unterstützung bei der Datenschutz-Koordination
• Protokollführung bei Geschäftsführersitzungen
• Aufbereitung und Pflege von Statistiken, Berichten, Präsentationen und Unterlagen
• Kontaktpflege mit externen Partnern
• Allgemeine Büroaufgaben

Ihr Profil - damit überzeugen Sie:

• Abgeschlossene Ausbildung mindestens auf Maturaniveau (z. B. HAK, HBLA)
• Mehrere Jahre relevante Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Funktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung
• Erfahrung im Umgang mit Aufsichtsrat, Hauptversammlung, Notariat oder gesellschaftsrechtlichen Themen von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie professionelles und kompetentes Auftreten

Das erwartet Sie:

• Eine kollegiale und wertschätzende Unternehmenskultur
• Individuelles Onboarding und persönliche Begleitung während der gesamten Einarbeitungsphase
• Teilzeit: 30 Wochenstunden verteilt auf 5 Tage
• Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Gleitzeit, ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitungsphase

Gehalt:

Das kollektivvertragliche Brutto-Mindestgehalt beträgt EUR 2.411,38 monatlich für eine 30-h-Woche
Selbstverständlich besteht - abhängig von Ihrer Qualifikation, Berufserfahrung und Ihrem bisherigen Karriereweg - Bereitschaft zur entsprechenden Überzahlung.